L’utilisation de Microsoft Teams est en hausse avec 250 millions d’utilisateurs actifs par mois et ce n’est pas fini. En tant que pilier du lieu de travail post-pandémique, Teams offre une solution flexible pour la communication et la collaboration. Et pour unifier davantage leurs processus, en regroupant toutes les communications sous un même toit, les entreprises se tournent vers le composant de téléphonie cloud de Microsoft Team – Teams Calling.
L’analyse de rentabilisation pour l’ajout de la téléphonie à Microsoft Teams est solide et présente des avantages pour les équipes informatiques, notamment une efficacité accrue et l’élimination des coûts nécessaires pour maintenir l’équipement d’échange privé (PBX) sur site hérité. Et pour répondre aux besoins de personnel flexible, Teams Calling permet de communiquer avec les clients et les collègues à partir de n’importe quel appareil compatible avec Internet. Pour de nombreuses entreprises qui utilisent déjà Teams pour la collaboration interne et les appels inter-entreprises, ajoutant la téléphonie via Teams, intègre entièrement les communications d’entreprise sous une seule plate-forme.
Mais comme pour toute nouvelle technologie, l’ajout de la téléphonie à Teams s’accompagne d’incertitudes et d’inconnues. Pour assurer une mise en œuvre réussie de la téléphonie Microsoft Teams, il y a cinq étapes essentielles à suivre en collaboration avec votre fournisseur de services:
1. Effectuer une évaluation de l’état de préparation
2. Prenez le temps de concevoir et de planifier votre mise en œuvre
3. Configurer l’environnement
4. Migrez vos utilisateurs vers Teams Calling
5. Faire le point avec vos utilisateurs pour obtenir des commentaires
Mais d’abord, comprenez votre histoire …
Le transfert de votre téléphonie vers Microsoft Teams peut représenter un changement de paradigme important au sein de votre organisation, avec un personnel bien habitué à utiliser des écouteurs et des téléphones traditionnels. Avant de passer à Teams Calling, prenez le temps de comprendre votre histoire. Cela représente le point de départ de votre parcours où vous faites le point sur votre environnement informatique existant, à la fois externe et interne, avant de lancer Teams Calling. Microsoft appelle cela la phase de vision.
Nous vous recommandons d’examiner deux domaines principaux de votre entreprise et de poser quelques questions:
Comprendre votre niveau d’expérience et de connaissances
- Avez-vous un parrainage exécutif? L’adhésion de la direction peut faciliter le déroulement d’un projet de téléphonie Microsoft Teams. Surtout si cela s’explique dans le cadre d’un changement fondamental dans l’entreprise ou dans le cadre d’une stratégie commerciale globale.
- Quelle est votre connaissance actuelle de la voix Microsoft? Si vous utilisez déjà Skype Entreprise ou Lync, les utilisateurs peuvent déjà comprendre et être familiarisés avec l’utilisation des clients logiciels. Cela facilite la transition pour les utilisateurs qui peuvent voir l’ajout de Calling comme une mise à niveau ou une phase suivante.
- Utilisez-vous déjà Teams? Encore une fois, cela facilite la mise en œuvre de l’appel, car les utilisateurs connaissent déjà l’interface Teams pour la vidéoconférence et l’audioconférence, en plus des fonctionnalités de collaboration.
Understand Comprendre les objectifs de votre entreprise
- Quels sont vos objectifs commerciaux pour l’utilisation de Teams? Cela peut être lié à la modernisation ou à la transformation numérique de votre entreprise. Ou il peut s’agir simplement d’obtenir plus de valeur de votre abonnement et de vos licences Office 365 ou Microsoft 365 existants.
- Quelle est votre culture d’entreprise? Pour garantir un passage sans heurts à Teams Calling, tenez compte de la culture de votre entreprise et de la manière dont une nouvelle technologie et une nouvelle méthode de travail pourraient être reçues. Cette compréhension peut aider à guider les plans de formation et les processus de migration pendant la phase de mise en œuvre.
Maintenant que vous connaissez votre histoire et que vous avez décidé que la téléphonie Microsoft Teams convient à votre entreprise, il y a cinq étapes ou phases à suivre avec votre fournisseur de services.
1. Effectuer une évaluation de l’état de préparation
Ici, l’infrastructure informatique et téléphonique existante d’une entreprise serait évaluée et tous les principaux bloqueurs qui ralentiraient le déploiement de Teams Calling seraient identifiés. Cela implique un examen complet des exigences techniques, des exigences réseau et des meilleures pratiques.
Les domaines communs à explorer dans une évaluation de l’état de préparation comprennent:
- Routage des appels: Comment envisagez-vous de connecter les utilisateurs au RTPC (réseau téléphonique public commuté)? En quoi cela différera-t-il selon le site et le pays?
- Obstacles réseau: Votre réseau d’entreprise est-il optimisé pour les appels Microsoft Teams? Par exemple, l’ouverture de pare-feu et de passerelles ou la gestion de la qualité de service pour le trafic d’appels.
- Appareils certifiés Teams: Quels types d’appareils fournirez-vous aux utilisateurs pour passer des appels? Ont-ils toujours besoin de téléphones fixes ou des casques suffiront-ils? Quels équipements sont nécessaires pour les salles de réunion et les espaces communs?
- Stratégie de licences Teams : de quelles licences Microsoft 365 votre organisation dispose-t-elle aujourd’hui ? Par exemple, les licences Enterprise E5 incluent déjà la fonctionnalité Teams Calling, mais d’autres licences peuvent nécessiter un module complémentaire de système téléphonique Microsoft supplémentaire.
2. Prenez le temps de concevoir et de planifier
La plupart du temps passé à implémenter Teams Calling a lieu pendant cette phase. Ici, toutes les exigences techniques de l’entreprise seraient rassemblées et cartographiées. Des considérations géographiques telles que E911 (conformité aux appels d’urgence) pour passer des appels d’urgence, ce qui est crucial aux États-Unis, seraient abordées ici.
Au cours de cette phase, les fournisseurs examineront le routage des numéros de téléphone principaux et l’expérience des utilisateurs finaux, afin de garantir que le routage des appels fonctionnera efficacement pour les travailleurs à distance ou ceux qui sont souvent en déplacement et doivent prendre des appels vers un mobile. L’objectif est de s’assurer que votre réseau configuré à l’intérieur de Teams correspond au réseau à l’extérieur de Teams. Pour le routage basé sur la localisation, toutes les réglementations et lois locales doivent être traitées et configurées en conséquence.
IIl est important de se rappeler que même si certaines fonctionnalités de la téléphonie basée sur le cloud ne reproduiront pas exactement les anciens systèmes, vous trouverez de nouvelles fonctionnalités qui dépassent de loin les capacités des solutions vocales existantes. Déplacer votre téléphonie vers Teams vous donne la possibilité de repenser et de réinventer les méthodes de travail, pour le mieux.
3. Configurer l’environnement
Une fois que toutes les exigences techniques sont documentées et configurées, la nouvelle infrastructure peut maintenant être testée dans un environnement par étapes.
À ce stade, il est utile de développer un plan d’utilisateur final pour garantir que les fonctionnalités du système téléphonique spécifiques au site utilisées au sein de l’organisation sont respectées ou dépassées avec Teams Calling. Certaines entreprises trouvent utile d’exécuter un pilote en utilisant un sous-ensemble d’utilisateurs avec des configurations qui correspondent aux besoins commerciaux de ce site (i.e scénarios patron/admin, parcage d’appels, interception d’appels de groupe, gestion des appels de type opératrice, files d’attente, sonnerie simultanée, appels internationaux, messagerie vocale dans le cloud).
4. Migrez vos utilisateurs vers Teams Calling
Une fois les phases de conception et de test terminées, il est temps de commencer la migration de votre téléphonie vers Microsoft Teams. Avec Teams Calling, il existe une variété de fonctionnalités supplémentaires par rapport à un combiné traditionnel utilisé pour passer des appels téléphoniques, il est donc important que les utilisateurs comprennent ces fonctionnalités et les meilleures pratiques.
La formation est essentielle pour s’assurer que les utilisateurs sont à l’aise avec la nouvelle technologie et pour s’assurer que leurs fonctions spécifiques sont remplies.
Lors de la migration des utilisateurs, une considération principale est de minimiser la quantité de perturbations pour l’utilisateur final. Il existe une variété de stratégies de déploiement recommandées qui varieront en fonction des exigences de votre site. Par exemple, pour le déploiement du site d’une entreprise à Dallas, il existe quelques options:
- Une migration complète de tous les utilisateurs aux États-Unis
- Migrer tous les utilisateurs liés à un numéro principal aux États-Unis
- Migrer tous les utilisateurs à San Francisco, puis à New York, puis à Dallas
La meilleure approche en matière de migration consiste à déplacer autant d’utilisateurs que possible, mais cela peut ne pas fonctionner selon les configurations de votre site. Ces discussions auraient lieu au préalable avec votre fournisseur de services pour assurer une migration transparente.
5. Faire le point avec vos utilisateurs pour obtenir leur feedback
Une fois la migration vers la téléphonie Microsoft Teams terminée, la dernière étape consiste à s’enregistrer auprès des utilisateurs et à demander leur feedback. Maintenir vos utilisateurs impliqués dans le processus à toutes les étapes est essentiel pour s’assurer qu’il fonctionne sans heurts dans l’ensemble de l’organisation. Fournissez une formation supplémentaire si nécessaire et prenez le temps d’aplanir les réserves ou les défis que les utilisateurs pourraient rencontrer.
Conclusion
Passer à Microsoft Teams Calling est un choix évident pour de nombreuses entreprises. Mais malgré la pléthore d’avantages liés à l’adoption de la téléphonie Microsoft Teams, il est utile de comprendre les étapes nécessaires à la transition. Nos experts offrent les conseils suivants:
- Comprendre votre histoire
- Recueillir les exigences en termes d’environnement technique et d’exigences de l’utilisateur final
- Réfléchissez au processus
- Impliquez les utilisateurs et demandez leur avis
- Ne précipitez pas le processus
Pour plus d’informations ou pour discuter de la mise en œuvre de la téléphonie Microsoft Teams dans votre organisation, contactez un membre de notre équipe commerciale.
