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Cinco pasos esenciales para implementar la telefonía de Microsoft Teams

El uso de Microsoft Teams está en alza con 250 millones de usuarios activos mensuales y contando. Como pilar en el lugar de trabajo posterior a una pandemia, Teams permite una solución flexible para la comunicación y la colaboración. Y para unificar aún más sus procesos, reuniendo todas las comunicaciones bajo un mismo techo, las empresas están recurriendo al componente de telefonía en la nube de Microsoft Team: Teams Calling. 

En el caso comercial para agregar telefonía a Microsoft Teams es sólido y con beneficios para los equipos de TI que incluyen una mayor eficiencia y la eliminación de los costos requeridos para mantener  equipos heredados de Centralita privada (PBX) en las instalaciones. Y para satisfacer las necesidades de la fuerza laboral flexible, Teams Calling permite comunicarse con clientes y colegas desde cualquier dispositivo adecuado con acceso a Internet. Para muchas empresas que ya usan Teams para colaboración interna y llamadas entre empresas, agregando telefonía a través de Teams, integra completamente las comunicaciones comerciales en una plataforma.

Pero al igual que con cualquier tecnología nueva, agregar telefonía a Teams conlleva incertidumbres e incógnitas. Para garantizar una implementación exitosa de la telefonía de Microsoft Teams, hay cinco pasos esenciales que debe seguir en colaboración con su proveedor de servicios:

1.     Realice una evaluación de preparación

2.    Tómese su tiempo para diseñar y planificar su implementación

3.    Configura el entorno

4.    Migrate your uMigre sus usuarios a Teams Calling

5.    Consulte con sus usuarios para recibir feedback

Pero primero, comprenda su historia …

Mover su telefonía a Microsoft Teams puede representar un cambio de paradigma significativo dentro de su organización, con personal bien acostumbrado a usar teléfonos móviles y tradicionales. Antes de dar el salto a Teams Calling, tómese un tiempo para comprender su historia. Esto representa el punto de partida de su viaje en el que hace un balance de su entorno de TI existente, tanto externo como interno, antes de incorporar Teams Calling. Microsoft se refiere a esto como la fase de visión.

We reRecomendamos mirar dos áreas principales de su negocio y hacer algunas preguntas:

Comprenda su nivel de experiencia y conocimiento

  • ¿Tiene patrocinio ejecutivo? Tener el apoyo de la dirección ejecutiva puede hacer que un proyecto de telefonía de Microsoft Teams funcione sin problemas. En particular, si se explica como parte de un cambio fundamental en el negocio o como parte de una estrategia empresarial global.
  • ¿Cuál es su familiaridad actual con Microsoft Voice? Si ya usa Skype Empresarial o Lync, es posible que los usuarios ya comprendan y estén familiarizados con el uso de clientes virtuales. Esto facilita la transición para los usuarios que pueden ver la adición de llamadas como una modernización o una próxima fase.
  • ¿Ya estás usando Teams? Nuevamente, esto facilita las cosas en la implementación de llamadas, ya que los usuarios ya estarían familiarizados con la interfaz de Teams para conferencias de video y audio, además de las funciones de colaboración.  

Comprenda sus metas y objetivos comerciales

  • ¿Cuáles son sus metas y objetivos comerciales para usar Teams? Esto podría estar relacionado con la modernización o transformación digital de su negocio. O simplemente podría ser para obtener más valor de su suscripción y licencia actual de Office 365 o Microsoft 365.
  • ¿Cómo es la cultura de su empresa? Para garantizar un cambio sin problemas a Teams Calling, tenga en cuenta la cultura de su empresa y cómo se pueden recibir las nuevas tecnologías y formas de trabajar. Tener este conocimiento puede ayudar a orientar los planes de capacitación y los procesos de migración durante la fase de implementación.

Ahora que conoce su historia y ha decidido que la telefonía de Microsoft Teams es adecuada para su negocio, hay cinco pasos o fases que debe seguir con su proveedor de servicios.

1.    Realizar una evaluación de preparación

Aquí, se evaluaría la infraestructura telefónica y de TI existente de una empresa y se identificarían los principales bloqueadores que ralentizarían la implementación de Teams Calling. Esto implica una revisión completa de los requisitos técnicos, requisitos de la red y las mejores prácticas.

Las áreas comunes para explorar en una evaluación de preparación incluyen:

  • Enrutamiento de llamadas: ¿Cómo planea conectar a los usuarios a la PSTN (red telefónica pública conmutada)? ¿Cómo diferirá esto según el sitio y el país?
  • Obstáculos de red: ¿está optimizada su red corporativa para Microsoft Teams Calling? Por ejemplo, abrir cortafuegos y puertas de enlace, o gestionar la calidad de servicio para el tráfico de llamadas?
  • Dispositivos certificados por Teams: ¿Qué tipos de dispositivos proporcionará a los usuarios para realizar llamadas? ¿Todavía necesitan teléfonos de escritorio o serán suficientes los auriculares? ¿Qué equipo se requiere para las salas de reuniones y los espacios comunes?
  • Estrategia de licencias de Teams: ¿Qué licencias de Microsoft 365 tiene su organización hoy? Por ejemplo, las licencias Enterprise E5 ya incluyen la funcionalidad Teams Calling, pero otras licencias pueden requerir un complemento adicional del sistema telefónico.

2.   Tómese el tiempo para diseñar y planificar su implementación

La mayor parte del tiempo que se dedica a implementar Teams Calling se lleva a cabo durante esta fase. Aquí, todos los requisitos técnicos comerciales se recopilarían y trazarían. Las consideraciones geográficas como E911 (cumplimiento de llamadas de emergencia) para realizar llamadas de emergencia, que es crucial en los Estados Unidos, seria abordado en esta fase.

During this phase providers will look at main phone number routing and the experience for end users, to ensure Durante esta fase, los proveedores analizarán el enrutamiento del número de teléfono principal y la experiencia de los usuarios finales, para garantizar que el enrutamiento de llamadas funcione de manera eficaz para los trabajadores remotos o aquellos que a menudo están en movimiento y necesitan atender llamadas a un teléfono móvil. El objetivo es garantizar que su red configurada dentro de Teams coincida con la red fuera de Teams. Para el enrutamiento basado en la ubicación, todas las regulaciones y leyes locales deben abordarse y configurarse en consecuencia. 

Es importante recordar que, si bien algunas funciones de la telefonía basada en la nube no replicarán exactamente los sistemas antiguos, encontrará nuevas funciones que superan con creces las capacidades de las soluciones de voz heredadas. Trasladar su telefonía a Teams le brinda la oportunidad de rediseñar y reinventar formas de trabajar para mejorar.

3.    Configurar el entorno

Una vez que todos los requisitos técnicos están documentados y configurados, la nueva infraestructura se puede probar en un entorno por etapas.

At this point, it’s helpful to develop an end-user plan to ensure site-specific phone system features used within the En este punto, es útil desarrollar un plan para el usuario final y para garantizar que las funciones del sistema telefónico específicas del sitio que se usan dentro de la organización, se cumplen o superan con Teams Calling. Algunas empresas encuentran útil ejecutar una prueba piloto utilizando un subconjunto de usuarios con configuraciones que coincidan con las necesidades comerciales de ese sitio (es decir, escenarios de jefe / administrador, parking de llamadas, captura de llamadas de grupo, manejo de llamadas de tipo asistente, colas de llamadas, etc.). Timbre simultáneo, llamadas internacionales, correo de voz en la nube).

4.    Migre sus usuarios a Teams Calling

Una vez completadas las fases de diseño y prueba, es hora de comenzar a migrar su telefonía a Microsoft Teams. Con Teams Calling hay una variedad de características adicionales en comparación con un teléfono tradicional que se usa para hacer llamadas telefónicas, por lo que es importante que los usuarios comprendan esas características y las mejores prácticas.

La capacitación es clave para garantizar que los usuarios se sientan cómodos con la nueva tecnología y para garantizar que se cumplan sus funciones laborales específicas. 


Al migrar usuarios, una consideración principal es minimizar la cantidad de interrupciones para el usuario final. Existe una variedad de estrategias de implementación recomendadas que diferirán según los requisitos de su sitio. Por ejemplo, para el despliegue del sitio de una empresa en Dallas, existen pocas opciones:

  • Una migración completa de todos los usuarios de EE. UU.
  • Migrar todos los usuarios vinculados a un número principal en los EE. UU.
  • Migrar a todos los usuarios en San Francisco, luego en Nueva York y luego en Dallas.

El mejor enfoque en la migración es mover tantos usuarios como sea posible, pero es posible que esto no funcione según las configuraciones de su sitio. Estas conversaciones se llevarían a cabo de antemano con su proveedor de servicios para garantizar una migración sin problemas.

5.    Regístrese con los usuarios para recibir comentarios

Una vez que se completa la migración a la telefonía de Microsoft Teams, el paso final es registrarse con los usuarios y solicitar feedbacks. Mantener a los usuarios involucrados en el proceso en todas las etapas es esencial para asegurarse de que funcione sin problemas en toda la organización. Proporcione capacitación adicional cuando sea necesario y tómese el tiempo para resolver cualquier reserva o desafío que puedan tener los usuarios.

Conclusión

Hacer el cambio a Microsoft Teams Calling es una opción obvia para muchas empresas. Pero a pesar de la gran cantidad de beneficios de adoptar la telefonía de Microsoft Teams, es útil comprender los pasos necesarios para realizar el cambio. Nuestros expertos ofrecen los siguientes consejos clave:

  • Entiende tu historia.
  • Reúna los requisitos en términos de su entorno técnico y los requisitos del usuario final.
  • Piense en el proceso
  • Involucre a los usuarios y solicite su feedback
  • No apresure el proceso

Para obtener más información o para discutir la implementación de la telefonía de Microsoft Teams en su organización, comuníquese con un miembro de nuestro equipo de ventas.

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