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Fünf wesentliche Schritte zur Bereitstellung der Microsoft Teams-Telefonie

Die Nutzung von Microsoft Teams ist mit 250 Millionen monatlich aktiven Benutzern im Aufwind, Tendenz steigend. Als tragende Säule am Arbeitsplatz nach der Pandemie ermöglicht Teams eine flexible Lösung für Kommunikation und Zusammenarbeit. Um ihre Prozesse weiter zu vereinheitlichen und die gesamte Kommunikation unter einem Dach zu vereinen, wenden sich Unternehmen an die Cloud-Telefonie-Komponente von Microsoft Team – Teams Calling.

Das Geschäftsargument für die Erweiterung der Telefonie zu Microsoft Teams ist stark und bietet Vorteile für IT-Teams, darunter eine höhere Effizienz und die Eliminierung der Kosten, die für die Wartung älterer lokaler privater Nebenstellenanlagen (PBX) erforderlich sind. Um den Bedürfnissen der flexiblen Belegschaft gerecht zu werden, ermöglicht Teams Calling die Kommunikation mit Kunden und Kollegen von jedem geeigneten internetfähigen Gerät aus. Für viele Unternehmen, die Teams bereits für die interne Zusammenarbeit und unternehmensübergreifende Anrufe verwenden, wird durch Hinzufügen von Telefonie über Teams die Geschäftskommunikation vollständig unter einer Plattform integriert.

Das Hinzufügen von Telefonie zu Teams ist aber wie bei jeder neuen Techologie mit Unsicherheiten und Unbekannten verbunden. Für eine erfolgreiche Implementierung der Microsoft Teams-Telefonie sind in Zusammenarbeit mit den Service Anbietern fünf wesentliche Schritte erforderlich:

1.           Führen Sie eine Bereitschaftsbewertung durch

2.           Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Implementierung zu entwerfen und zu planen

3.           Konfigurieren Sie die Umgebung

4.           Migrieren Sie Ihre Benutzer zu Teams Calling

5.           Melden Sie sich bei Ihren Benutzern, um Feedback zu erhalten

Aber zuerst, verstehen Sie Ihre Geschichte …

Die Verlagerung Ihrer Telefonie zu Microsoft Teams kann einen bedeutenden Paradigmenwechsel in Ihrem Unternehmen bedeuten, da die Mitarbeiter an die Verwendung von Mobilteilen und herkömmlichen Telefonen gewöhnt sind. Bevor Sie zu Teams Calling wechseln, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Geschichte zu verstehen. Dies stellt den Ausgangspunkt Ihrer Reise dar, an dem Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer bestehenden externen und internen IT-Umgebung vornehmen, bevor Sie Teams Calling einführen. Microsoft bezeichnet dies als the envision-Phase.

Wir empfehlen Ihnen, sich zwei Hauptbereiche Ihres Unternehmens anzusehen und einige Fragen zu stellen:

Verstehen Sie Ihren Erfahrungs- und Wissensstand

  • Haben Sie Executive Sponsoring? Die Zustimmung der Geschäftsleitung kann dazu beitragen, dass ein Microsoft Teams-Telefonieprojekt reibungsloser abläuft. Vor allem, wenn es im Rahmen einer grundlegenden Veränderung des Geschäfts oder einer übergreifenden Geschäftsstrategie erklärt wird.

  • Wie gut kennen Sie sich bereits mit Microsoft-Sprache aus? Wenn Sie Skype for Business oder Lync bereits verwenden, verstehen die Benutzer möglicherweise bereits die Verwendung von Softclients und sind damit vertraut. Dies erleichtert den Übergang für Benutzer, die das Hinzufügen von Anrufen als Upgrade oder nächste Phase anzeigen können.

  • Verwenden Sie bereits Teams? Auch dies erleichtert die Implementierung von Calling, da die Benutzer neben den Kollaborationsfunktionen bereits mit der Teams-Oberfläche für Video- und Audiokonferenzen vertraut sind.

Verstehen Sie Ihre Geschäftsziele und -vorsätze

  • Was sind Ihre Geschäftsziele und Vorsätze für die Verwendung von Teams? Dies kann mit der Modernisierung oder digitalen Transformation Ihres Unternehmens zusammenhängen. Oder Sie möchten einfach mehr Wert aus Ihrem bestehenden Office 365- oder Microsoft 365-Abonnement und der Lizenzierung herausholen.

  • Wie ist Ihre Unternehmenskultur? Berücksichtigen Sie Ihre Unternehmenskultur und wie eine neue Technologie und Arbeitsweise aufgenommen werden könnte, um einen reibungslosen Wechsel zu Teams Calling zu gewährleisten. Dieses Verständnis kann helfen, Schulungspläne und Migrationsprozesse während der Implementierungsphase zu leiten.

Nachdem Sie nun Ihre Geschichte kennen und entschieden haben, dass die Microsoft Teams-Telefonie das Richtige für Ihr Unternehmen ist, müssen Sie mit Ihrem Servie Anbieter fünf Schritte oder Phasen durchlaufen.

1.          Führen Sie eine Bereitschaftsbewertung durch

Hier würde die vorhandene IT- und Telefoninfrastruktur eines Unternehmens bewertet und alle wichtigen Blocker identifiziert, die einen Rollout von Teams Calling verlangsamen würden. Dies beinhaltet eine vollständige Überprüfung der technischen Anforderungen, Netzwerkanforderungen und Best Practices.

Bereiche, die gewöhnlich in einer Bereitschaftsbewertung untersucht werden sollten, sind:

  • Anrufweiterleitung: Wie planen Sie, Benutzer mit dem PSTN (öffentliches Telefonnetz) zu verbinden? Wie wird sich dies je nach Standort und Land unterscheiden?

  • Netzwerkhindernisse: Ist Ihr Unternehmensnetzwerk für Microsoft Teams Calling optimiert? Zum Beispiel das Öffnen von Firewalls und Gateways oder das Verwalten der Servicequalität für den Anrufverkehr.

  • Von Teams zertifizierte Geräte: Welche Arten von Geräten stellen Sie Benutzern zum Tätigen von Anrufen zur Verfügung? Brauchen sie noch Tischtelefone oder reichen Headsets? Welche Ausstattung wird für Besprechungsräume und Gemeinschaftsräume benötigt?

  • Teams-Lizenzstrategie: Über welche Microsoft 365-Lizenzen verfügt Ihre Organisation heute? Beispielsweise enthalten Enterprise E5-Lizenzen bereits die Funktionen für Teamsanrufe, aber andere Lizenzen erfordern möglicherweise ein zusätzliches Telefonsystem-Add-On.

2.           Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Implementierung zu konzipieren und zu planen

Die meiste Zeit, die für die Implementierung von Teams Calling aufgewendet wird, findet in dieser Phase statt. Hier würden alle technischen Geschäftsanforderungen gesammelt und abgebildet. Geografische Überlegungen wie E911 (Notruf-Compliance) zum Tätigen von Notrufen, die in den Vereinigten Staaten von entscheidender Bedeutung sind, würden hier angesprochen.

In dieser Phase werden sich Anbieter mit dem Routing der Hauptrufnummern und der Erfahrung für Endbenutzer befassen, um sicherzustellen, dass die Anrufweiterleitung für Remote-Mitarbeiter oder diejenigen, die häufig unterwegs sind und Anrufe auf ein Mobiltelefon annehmen müssen, effektiv funktioniert. Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr innerhalb von Teams konfiguriertes Netzwerk mit dem Netzwerk außerhalb von Teams übereinstimmt. Für standortbasiertes Routing müssen alle Vorschriften und lokalen Gesetze berücksichtigt und entsprechend konfiguriert werden.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass einige Funktionen der Cloud-basierten Telefonie zwar alte Systeme nicht exakt replizieren, man jedoch neue Funktionen findet, die die Fähigkeiten herkömmlicher Sprachlösungen bei weitem übertreffen. Die Umstellung Ihrer Telefonie auf Teams bietet Ihnen die Möglichkeit, Arbeitsweisen zum Besseren neu zu gestalten und zu überdenken.

3.           Konfigurieren Sie die Umgebung

Sind alle technischen Anforderungen dokumentiert und konfiguriert, kann die neue Infrastruktur nun in einer inszenierten Umgebung getestet werden.

An dieser Stelle ist es hilfreich, einen Endbenutzerplan zu entwickeln, um sicherzustellen, dass die in der Organisation verwendeten standortspezifischen Telefonsystemfunktionen mit Teams Calling erfüllt oder übertroffen werden. Einige Unternehmen halten es für sinnvoll, ein Pilotprojekt mit einer Untergruppe von Benutzern mit Konfigurationen durchzuführen, die den Geschäftsanforderungen diesem Standort entsprechen (z.B. gleichzeitiges Klingeln, internationale Anrufe, Cloud-Voicemail).

4.           Migrieren Sie Ihre Benutzer zu Teams Calling

Nachdem die Design- und Testphasen abgeschlossen sind, ist es an der Zeit, mit der Migration Ihrer Telefonie zu Microsoft Teams zu beginnen. Bei Teams Calling gibt es im Vergleich zu einem herkömmlichen Handset, das zum Telefonieren verwendet wird, eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen. Daher ist es wichtig, dass Benutzer diese Funktionen und Best Practices verstehen.

Schulungen sind der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die Benutzer mit der neuen Technologie vertraut sind und ihre spezifischen Jobfunktionen erfüllt werden.

Bei der Migration von Benutzern besteht die Hauptüberlegung darin, das Ausmaß der Unterbrechung für den Endbenutzer zu minimieren. Es gibt eine Vielzahl von empfohlenen Einführungsstrategien, die sich je nach Ihren Standortanforderungen unterscheiden. Für einen Standort-Rollout eines Unternehmens in Dallas gibt es beispielsweise einige Optionen:

  • Eine vollständige Migration aller Benutzer in den USA
  • Alle Benutzer migrieren, die an eine Hauptnummer in den USA gebunden sind
  • Migrieren Sie alle Benutzer in San Francisco, dann in New York, dann in Dallas

Der beste Ansatz bei der Migration besteht darin, so viele Benutzer wie möglich zu verschieben. Dies funktioniert jedoch je nach Ihren Site-Konfigurationen möglicherweise nicht. Diese Gespräche würden im Vorfeld mit Ihrem Service Anbieter stattfinden, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten.

5.           Check-in mit Benutzern für Feedback

Sobald die Migration zur Microsoft Teams-Telefonie abgeschlossen ist, besteht der letzte Schritt darin, sich bei den Benutzern einzuchecken und um Feedback zu bitten. Die Einbeziehung Ihrer Benutzer in den Prozess in allen Phasen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass er im gesamten Unternehmen reibungslos funktioniert. Bieten Sie bei Bedarf zusätzliche Schulungen an und nehmen Sie sich Zeit, um Vorbehalte oder Herausforderungen für die Benutzer auszuräumen.

Fazit

Der Wechsel zu Microsoft Teams Calling ist für viele Unternehmen eine naheliegende Wahl. Aber trotz der Vielzahl von Vorteilen bei der Einführung der Microsoft Teams-Telefonie ist es nützlich, die Schritte zu verstehen, die mit der Umstellung verbunden sind. Unsere Experten bieten folgende wichtige Ratschläge an:

  • Verstehen Sie Ihre Geschichte
  • Erfassen Sie Anforderungen in Bezug auf Ihre technische Umgebung und die Anforderungen der Endbenutzer
  • Durchdenken Sie den Prozess
  • Beziehen Sie die Benutzer mit ein und bitten Sie um ihr Feedback
  • Nehmen Sie sich Zeit für den Prozess

Für weitere Informationen oder um die Implementierung von Microsoft Teams-Telefonie in Ihrem Unternehmen zu besprechen, wenden Sie sich an ein Mitglied unseres Vertriebsteams

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