Der Dachverband einer der größten Finanzgruppen der Welt wechselt zu LoopUp, damit Meetings mit Kollegen und Kunden noch produktiver und gewinnbringender werden.
Der Deutsche Sparkassen- und Giroverband (DSGV) ist der Dachverband der Sparkassen-Finanzgruppe mit ihren elf regionalen Sparkassenverbänden. Die Sparkassen-Finanzgruppe ist mit 379 Sparkassen, knapp 17.000 Geschäftsstellen und fast 300.000 Mitarbeitern eine der größten Finanzgruppen der Welt. Mit 520 verbundenen Einrichtungen und Partnerunternehmen bietet sie deutschlandweit Finanzdienstleistungen für über 50 Millionen Kunden. Reibungslose Kommunikation ist essenziell in dem weit verzweigten Verbund.
Einfache Einwahl
Dimitrios Kekes ist Referent für Nachrichtentechnik, Medientechnik und infrastrukturelles Gebäudemanagement beim Deutschen Sparkassen- und Giroverband und betreut die Telekommunikationsdienste des Verbandes. Zunächst hatte der DSGV MeetingZone als Einwahlanbieter genutzt. Im Großen und Ganzen war man damit zufrieden, die Lösung war einfach zu handhaben und die Audioverbindung zuverlässig.
Größerer Funktionsumfang und mehr Kontrolle mit LoopUp
Als LoopUp den Dienstleister MeetingZone im Jahr 2018 übernahm, bot das Unternehmen Kekes an, sein Produkt auszuprobieren. „Eine kleine Gruppe von IT-Spezialisten aus unserem Unternehmen testete LoopUp einen Monat lang“, erinnert sich Kekes. „Das Produkt kam bei allen sehr gut an, und die Funktionen waren umfangreicher als bei unserer vorherigen Lösung.“
Sobald Hosts und Teilnehmer über einen Meetinglink an einem LoopUp-Call teilnehmen, stehen ihnen online verschiedene Steuerelemente für das Meeting zur Verfügung. Teilnehmer sehen über eine einfache Benutzeroberfläche, wer am Call teilnimmt und wer gerade spricht. Hosts haben die Möglichkeit, einzelne oder alle Teilnehmer stummzuschalten. Mit LoopUp lassen sich zudem mit nur einem Klick Videokonferenzen starten und Bildschirm-Ansichten teilen. „Bei unserer früheren Lösung MeetingZone waren nur einfache Einwählfunktionen verfügbar, man konnte nicht sehen, wer am Call teilnahm oder gerade sprach. Und man konnte während eines Live-Meetings keine Folien teilen“, sagt Kekes. Bei LoopUp-Meetings ist die Einwahl per Telefon zwar ebenfalls möglich, Nutzer haben dann aber keinen Zugriff auf die Zusatzfunktionen.
Reibungslose Umstellung
Die Funktionen und der Service von LoopUp überzeugten das Tester-Team beim Deutschen Sparkassen- und Giroverband, der Verband entschied sich, auf LoopUp umzusteigen. „Was uns ebenfalls an LoopUp begeistert hat, ist die Abrechnungsmethode“, erklärt Kekes: Die Bezahlung erfolgt nutzungsbasiert und nicht über Benutzerlizenzen, es fallen keine Vorlaufkosten an.
„Jeden Monat werden die Kosten genau aufgeschlüsselt, sodass man sieht, wer Calls einberufen hat, welche Art von Meeting wie oft durchgeführt wurde und welche Abteilungen teilgenommen haben“, erklärt Kekes. „So erkennen wir, wie die Lösung in unserem Haus eingesetzt wird.“
Die Einführung des Produkts war schnell und unkompliziert. Die Umstellung wurde komplett von LoopUp abgewickelt, vom Einrichten neuer Konten für alle Benutzer des DSGV über das Senden von Aktivierungs-E-Mails bis hin zum Abhalten kurzer Schulungen. „Ich habe noch selten einen so unkomplizierten Ablauf erlebt“, so Kekes.
Einfache Verwendung und kein Schulungsbedarf
Schon nach wenigen Wochen nutzten Mitarbeiter in allen Bereichen des DSGV LoopUp für viele ihrer Calls und Besprechungen innerhalb der Sparkassen-Finanzgruppe. Inzwischen nutzen nahezu alle Mitarbeiter LoopUp routiniert und ohne Probleme. „Unsere Mitarbeiter können LoopUp ohne aufwändige Schulungen schnell und unkompliziert einsetzen“, erklärt Kekes: „Es gab seit der Einführung noch keinen Grund, sich an den Kundenservice zu wenden.“
Eine beliebte Funktion ist die Teilnahme an einem Call mit einem simplen Klick auf einen Link: In der Online-Maske von LoopUp geben Teilnehmer ihren Namen und ihre Telefonnummer an, dann ruft LoopUp bei ihnen an und schaltet sie zur telefonischen Konferenz hinzu. Benutzer müssen kein Programm herunterladen oder installieren, um an einem Meeting teilzunehmen. Weiterer Vorteil: „Unsere Mitarbeiter und ihre Gesprächspartner brauchen sich keine Einwahlnummern und Zugangscodes mehr zu merken“, erklärt Kekes. „Keiner hat mehr Schwierigkeiten, einer Telefonkonferenz beizutreten.“ Im Durchschnitt geben 95% der Nutzer dem LoopUp-Meeting-Link den Vorzug gegenüber der telefonischen Einwahl in ein Meeting.
Zusammenarbeit in Echtzeit
Mit der Bildschirmfreigabefunktion von LoopUp können Nutzer zudem Inhalte in Echtzeit teilen. So müssen vor dem Meeting keine E-Mails mit Folien mehr versendet werden. „Telefonkonferenzen in unserer Gruppe dauern oft bis zu vier Stunden“, erläutert Kekes. „Während dieser Meetings besprechen wir den Umgang unserer Gruppe mit neu verabschiedeten Regularien oder stellen Lösungen und Produkte vor, die in der Sparkassen-Finanzgruppe gerade entwickelt werden. Die Bildschirmfreigabe ist für diese Meetings unerlässlich.“
Mit LoopUp teilen Benutzer ihre Bildschirm-Ansichten mit nur einem Klick, und die Inhalte können auf allen Geräten betrachtet werden. Außerdem lassen sich Meetings aufzeichnen und mit Kollegen teilen, die nicht teilnehmen konnten.
Unternehmenskommunikation während der Corona-Pandemie
Als die Corona-Pandemie ab März 2020 Unternehmen auf der ganzen Welt zwang, mehr und mehr Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken, nutzte der Deutsche Sparkassen- und Giroverband LoopUp in noch größerem Umfang. „Auch dank LoopUp konnten unsere Mitarbeiter weiterhin produktiv arbeiten“, so Kekes. „Bei E-Mails dauert es manchmal eine Weile, bis man eine Antwort erhält, und Telefongespräche sind nicht so effizient wie die Echtzeit-Bildschirmfreigabe. Über LoopUp waren unsere Teams in der Lage, direkt zusammenzuarbeiten und während der Pandemie mit den Kolleginnen und Kollegen in unserer dezentral aufgestellten Gruppe in Verbindung zu bleiben.“
Kommunikation innerhalb der Finanzgruppe
Für den Deutschen Sparkassen- und Giroverband ist LoopUp mittlerweile eine äußerst wertvolle Unterstützung. LoopUp hilft enorm, die Verbindungen über die gesamte Finanzgruppe hinweg aufrecht zu erhalten, und die Gruppe kann trotz der globalen Pandemie, die physische Treffen nahezu unmöglich macht, effektiv zusammenarbeiten. Nicht nur die Benutzer beim DSGV sind vom Produkt überzeugt. „Partner aus unserer Gruppe, die zum ersten Mal an einem LoopUp-Meeting mit einem unserer Mitarbeiter teilnehmen, möchten fast immer mehr über das Tool erfahren“, so Kekes. „Es ist so einfach zu bedienen, die Leute sind sofort begeistert!“
