In den letzten Monaten haben Videokonferenzen die Kluft zwischen den “Early Adopters” und dem Mainstream überwunden. Da viele von uns momentan im Lockdown leben, sind Videokonferenzen zu einem wesentlichen Geschäftsinstrument geworden, um mit Kollegen, Kunden und Lieferanten in Kontakt zu bleiben. Auch im Sozialleben werden Videokonferenzen von Familien und Freundesgruppen genutzt, um in Kontakt zu bleiben. Es ist daher nicht ungewöhnlich, bei der Arbeit stundenlang in virtuellen Besprechungen zu sitzen und dann abends noch an einer weiteren Videokonferenz mit Freunden teilzunehmen.
Warum können Videokonferenzen so anstrengend sein?
Die Vorteile von Videokonferenzen sind offensichtlich, aber diese schnelle Umstellung ist nicht ohne Nachteile. Viele berichten von “Videokonferenzmüdigkeit” – Müdigkeit und Frustrationen, die durch zu viel Zeit in Videokonferenzen ausgelöst werden. Psychologen konnten verschiedene Gründe dafür identifizieren:
1. Im Vergleich zu üblichen Meetings besteht bei Videokonferenzen eine ungewohnte Reizüberflutung
Mit Ausnahme von Einzelbesprechungen ist es selten, dass sich die Teilnehmer in einer Geschäftsbesprechung ständig gegenseitig anschauen. Sie schauen sich Inhalte an, machen Notizen oder schauen sich überhaupt nichts an. Bei Videokonferenzen stehen visuelle Elemente im Vordergrund, welche die Teilnehmer von den tatsächlichen Besprechungsinhalten ablenken können.
2. Man weiß nie genau, wann man gerade beobachtet wird
Bei einer persönlichen Besprechung kann man an der Blickrichtung anderer Teilnehmer sofort erkennen, ob man gerade angeschaut wird. In einer Videokonferenz kann man nur sehen, dass jemand auf den eigenen Bildschirm schaut – nicht aber ob man selber oder jemand anderes beobachtet wird, ob die Inhalte auf dem Bildschirm angeschaut werden, oder gar im Web gesurft wird. Das kann auf einige Teilnehmer verunsichernd wirken und von Besprechungsinhalten ablenken.
3. Sich selbst auf dem Bildschirm zu sehen, kann ablenkend sein
Es ist schwer, nicht auf sein eigenes Gesicht zu schauen, wenn man es auf dem Bildschirm sehen kann. Es ist, als würde man ein Gespräch führen, während man in den Spiegel schaut – und es gibt gute Gründe, warum man in Besprechungsräumen normalerweise keine Spiegel findet. Jedes Mal, wenn Sie über Ihr eigenes Aussehen nachdenken, entfernt sich Ihre Aufmerksamkeit vom Inhalt der Besprechung.
4. Die visuellen Informationen reichen nicht aus
Webcams erfassen in der Regel ausschließlich die Gesichter von Menschen. Im Gegensatz dazu können Sie in einem persönlichen Meeting wesentlich mehr nonverbale Informationen wahrnehmen. Beispielsweise kann die Körpersprache viel über die Stimmung einer Person verraten und darüber, ob sie engagiert ist oder nicht. Und selbst die geringste Verzögerung im Videostream – nur ein paar Millisekunden reichen aus – kann es schwierig machen, höflich zu unterbrechen, oder für ruhigere Teilnehmer den richtigen Zeitpunkt für einen Beitrag zu finden.
Diese Schwierigkeiten können die Effektivität von Besprechungen beeinflussen, da es so viele Dinge gibt, die die Teilnehmer von den Inhalten ablenken, die diskutiert werden. Meetings können als anstrengend empfunden werden, da es viel Energie kostet, die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche zu richten. Ein weiterer Nachteil ist, dass Multi-Tasking in einem langen Meeting für die Teilnehmer schwieriger wird, z. B. E-Mails zu überprüfen oder Dokumente zu lesen.
Wann Video in Ihrer Besprechung hinzufügen
Bei LoopUp glauben wir daran, dass die Video-Funktion wesentliches Potenzial hat, Webkonferenzen zu verbessern – jedoch nicht alle Webkonferenzen. Visuelle Interaktion ist zum Beispiel während eines Vorstellungsgespräch wichtig. In der Regel gibt es hier viel Augenkontakt und man betrachtet das Gegenüber durchgehend. In diesem Fall wäre eine Videokonferenz durchaus sinnvoller als ein simples Telefongespräch. In ähnlichen Szenarien, wo es eine Rolle spielt, die anderen Personen kennen zu lernen, beispielsweise bei einem Verkaufsgespräch, können Videokonferenzen eine bessere Zusammenarbeit fördern.
Im Gegensatz dazu wird die Video-Funktion eher nicht benötigt, wenn Konferenzen mit zahlreichen Teilnehmern abgehalten werden, die regelmäßig miteinander arbeiten. Auch in Situationen, wo es hauptsächlich einen Vortragenden gibt, macht es Sinn, nur das Video des Vortragenden zu teilen. Eine aktuelle LoopUp Umfrage ergab, dass 68% regulärer Webkonferenz-Teilnehmer gewissen Meetings lieber ohne Video beitreten.
Video bei LoopUp
Aus diesem Grund startet jedes LoopUp-Meeting ausschließlich als Audio-Verbindung. Um dem Meeting beizutreten klicken die Teilnehmer auf einen Link, hinterlegen dort ihre gewünschte Telefonnummer und LoopUp ruft sie zurück. Wenn der Gastgeber der Meinung ist, dass die Videofunktion für das Meeting relevant ist, kann er auf die Schaltfläche “Video starten” klicken und alle Teilnehmer erhalten die Möglichkeit ihre Kamera einzuschalten (wenn auch sie dieses wünschen). Anderenfalls bleibt das Meeting auf die Audio-Verbindung beschränkt, so dass sich die Teilnehmer auf das Gespräch und die auf dem Bildschirm geteilten Inhalte konzentrieren können, z.B. eine Präsentation. Wir machen die Videofunktion nicht zur Notwendigkeit und fordern die Teilnehmer auch nicht dazu auf, ihre Kamera zu Beginn jeder Sitzung einzuschalten.
Einhergehend mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie haben wir in unseren LoopUp-Meetings einen deutlichen Anstieg in der Nutzung der Videofunktion feststellen können. Dieses spiegelt die veränderten Bedürfnisse unserer Kunden wider – Besprechungen, die früher persönlich stattgefunden hätten, werden jetzt aus der Ferne abgehalten. Die Mehrzahl aller LoopUp-Meetings finden jedoch nach wie vor ausschließlich über eine Audio-Verbindung statt, wobei die Bildschirmfreigabe die am häufigsten verwendete Funktion ist.
Konferenz-Verdruss überwinden
Wie gehen wir am besten mit dem Thema Konferenz-Verdruss um? Eine Möglichkeit wäre es, bei Ihrem nächsten Meeting zu überlegen, ob Video hierfür erforderlich ist. Wenn Sie eine reine Audiokonferenz bevorzugen, können Sie einfach die Meeting-Einstellungen dementsprechend ändern. Und wenn Sie selbst Gast bei einer Videokonferenz sind, aber nicht unbedingt gesehen werden möchten, versuchen Sie doch einmal, Ihre Kamera einfach auszulassen – Sie werden vielleicht überrascht sein, wie viele Leute es Ihnen gleichtun werden!
Über LoopUp
LoopUp wird von über 5.000 Firmen weltweit für bessere, produktivere Web-Konferenzen genutzt. Kontaktieren Sie unsere Spezialistinnen und Spezialisten, um mehr über LoopUps Umgang mit Videokonferenzen zu erfahren oder probieren Sie es einfach kostenlos aus.
