Te contamos cómo una empresa global de transporte de gas natural licuado migró a Microsoft Teams e implementó la telefonía en la nube en su negocio con LoopUp
GasLog es el proveedor global líder en servicios de transporte de gas natural licuado (LNG, por sus siglas en inglés). Esta empresa es propietaria, operadora y gestora de metaneros de LNG y ofrece asistencia a empresas internacionales de energía como parte de su cadena logística de LNG. La flota de GasLog se compone de 35 buques de LNG, y la empresa cuenta con oficinas en Grecia, Londres, Nueva York y Singapur. Con más de 1800 empleados en tierra y mar, para GasLog es fundamental contar con tecnología fiable y flexible para sus comunicaciones tanto internas como externas.
En 2015, GasLog migra a servidores locales de Skype Empresarial con LoopUp
Stelios Sabanis es el director del departamento de Tecnologías de la Comunicación y la Información (ICT, por sus siglas en inglés). Se encarga de implementar y ofrecer mantenimiento a las soluciones de comunicación de las oficinas internacionales y buques de GasLog. En 2015, GasLog utilizaba un proveedor de telefonía diferente en cada una de sus oficinas, lo cual estaba generando dificultades a nivel operativo y aumentando los costes. Stelios decidió que había que implementar una solución global de comunicaciones unificadas que situara a todo el personal en una plataforma consistente.
Además, cayó en la cuenta de que, para un proyecto de tal envergadura, necesitaría un socio con experiencia que gestionara la implementación. “Empezamos buscando en Grecia, donde está nuestra sede informática, pero no encontramos a los expertos que necesitábamos”, comenta Stelios. “Decidimos ampliar nuestra búsqueda para dar con el proveedor adecuado y buscamos diferentes empresas en LinkedIn, además de pedir recomendaciones a nuestros representantes de Microsoft locales y en Reino Unido. Nos recomendaron LoopUp, entre otras opciones”.
Stelios se reunió con el equipo de gestión de proyectos en Londres para una consulta. LoopUp informó a GasLog de las diferentes tecnologías de UC disponibles, y sugirió que Skype Empresarial era la opción más adecuada para sus necesidades. GasLog eligió LoopUp como proveedor y Skype Empresarial como herramienta de UC. “Estábamos convencidos de que el equipo de LoopUp tenía la experiencia y el conocimiento, así como la infraestructura, que necesitábamos”, explica Stelios.
LoopUp implementó Skype Empresarial en los servidores locales de todas las oficinas y buques de GasLog a nivel global. “Nos ha ido muy bien con LoopUp”, comenta Stelios. “Pudimos reemplazar a todos nuestros proveedores de voz con un solo servicio gestionado”.
GasLog se migra a Microsoft Teams con LoopUp en 2020
Tras cinco años usando Skype Empresarial en sus servidores locales, en GasLog decidieron pasarse a la telefonía en la nube. También buscaban una herramienta que pudiera ofrecerles más funcionalidad a la hora de colaborar, como compartir documentos y mensajes de grupo. Los empleados de GasLog ya tenían incluido Teams con su licencia de Office 365, y pequeños grupos de usuarios estaban empezando a experimentar con la herramienta en chats internos o compartiendo archivos. “Hablamos con el equipo de LoopUp y estaban convencidos de que Teams era la alternativa perfecta para nosotros”, afirma Stelios.
El sistema de teléfono de Microsoft convierte Teams en una solución empresarial telefónica completa. Los usuarios pueden hacer y recibir llamadas externas directamente desde Teams en cualquier dispositivo y desde cualquier parte del mundo. El conjunto de funciones de Teams es más diverso que el de Skype Empresarial. Entre ellas se incluyen mensajes de grupo, compartir documentos, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones, además de llamadas por voz, videoconferencias y la funcionalidad de intercambiar mensajes instantáneos.
Añadir la telefonía en la nube a Teams permitiría a nuestro personal hacer y recibir llamadas directamente desde Teams, independientemente de la parte del mundo en la que estuvieran”, afirma Stelios. “Esto resulta fundamental para nuestro equipo marítimo, pues a menudo se pasa meses viajando”. Necesitan estar en contacto continuamente con nuestras oficinas y sus familias, sin importar donde estén”. Aunque Microsoft ofrece sus propios planes de llamada, Stelios decidió usar el enrutamiento directo con LoopUp como proveedor de servicios gestionado. Muchas grandes organizaciones internacionales optan por el enrutamiento directo, puesto que ofrece más flexibilidad, una cobertura geográfica más amplia, tarifas más bajas y una asistencia mejor y menos necesaria.
Inicialmente, el departamento de TI de GasLog estaba preocupado de que Teams no fuera compatible con sus auriculares con Bluetooth. “Me preocupaba que tuviéramos que reemplazar todos nuestros auriculares, con el coste que esto suponía”, comenta Stelios. “Sin embargo, LoopUp nos garantizó que no sería el caso. Confiamos en el equipo y demostraron que sabían mucho del tema en lo referente a las migraciones a Teams”.
Cuando irrumpió la pandemia de la COVID-19 y los empleados de oficina de GasLog se vieron obligados a teletrabajar, Stelios decidió acelerar la migración de la empresa. “Nos dimos cuenta de que con todo el equipo trabajando desde casa, necesitaban poder hacer llamadas desde los dispositivos que tenían disponibles”, comenta Stelios. “Buscábamos una herramienta que nos permitiera colaborar en tiempo real a través de llamadas por voz, uso compartido de documentos, reuniones y chats de grupo, y la necesitábamos de inmediato. El COVID-19 solo nos empujó a hacer la migración a Teams más rápido”.
La fase de diseño del proyecto
La migración completa nos llevó tres semanas. La primera parte incluía una fase de consulta y diseño en la que se determinaban todas las etapas de la migración. Era necesario planificar cuidadosamente la migración por fases, ya que se trasladarían diferentes grupos en etapas diversas, y la comunicación entre los dos sistemas, Teams y Skype Empresarial, no sería posible. En un principio, GasLog decidió llevar a cabo la transición oficina a oficina, empezando por la sede de Grecia. Sin embargo, la recomendación por parte de LoopUp fue que no lo hicieran así, puesto que la mayoría de los usuarios trabajaban desde esta oficina y se iban a comunicar con buques, proveedores y otras oficinas a diario.
LoopUp les aconsejó llevar a cabo la migración por departamentos. Esto permitiría al equipo centrarse en un subgrupo de usuarios con requisitos similares y les ayudaría a superar los posibles problemas de adopción de la herramienta. “El plan nos permitió centrarnos en las necesidades de cada departamento, ya fuera compartir archivos, telefonía para las llamadas externas de clientes o el hecho de estar seguros de que cualquier problema se resolvería”, comenta Stelios. “A nivel psicológico también nos ha ayudado. La gente se animaría a empezar a usar Teams cuando vieran a sus compañeros utilizarlo”.
Pruebas e implementación
Después, el equipo de ICT de GasLog probó todas las funciones de Microsoft Teams: reuniones, compartir archivos, voz en la nube y llamadas en grupo. “Para asegurarnos de que no habría problemas, probamos todo que pensamos que podrían necesitar los equipos”, explica Stelios.
Tras una fase de prueba que fue todo un éxito, LoopUp procedió a implementar Microsoft Teams en cada departamento. El sistema de teléfono de Microsoft estaba conectado a la red telefónica conmutada (PSTN, por sus siglas en inglés) usando el enrutamiento directo a través de la red prémium de voz de LoopUp. Se configuraron la transferencia, el desvío y el contestador de llamadas, y se migraron todos los números de teléfonos existentes a través del entorno de Teams.
El equipo de LoopUp diseñó y ejecutó muy bien la migración”, explica Stelios. “Fueron muy transparentes, así que sabíamos todo lo que estaba teniendo lugar por detrás. Siempre estuvieron ahí para ayudarnos. Queríamos que la implementación tuviera lugar fuera del horario de oficina y LoopUp nunca puso ninguna pega”.
Cumpliendo las expectativas en el servicio de atención al cliente
La transición fue todo un éxito para GasLog y no se produjeron interrupciones en el servicio durante la implementación. “El plan era bastante complejo y suponía un reto, pero LoopUp respondió muy rápido y fueron muy profesionales en cada etapa del camino”, comenta Stelios. “Entendieron muy bien los requisitos de la empresa, y eso fue fundamental para que todo saliera bien. Escucharon atentamente nuestras preocupaciones y supieron detectar nuestras limitaciones. Trabajamos estrechamente con un equipo de proyecto muy bueno. Ha sido la mejor experiencia de atención al cliente que he tenido. No podría decir nada negativo. Nos dieron lo que necesitábamos de la mejor manera posible”.
Fomentar la adopción en la empresa
Una vez que se completó la migración, la adopción de Microsoft Teams creció rápidamente. “Mucha gente sabía utilizar una gran parte de las funciones de Teams, puesto que llevaban unos meses usándolo junto con Skype”, explica Stelios. “El único cambio fue la incorporación de llamadas de voz, pero todos se han adaptado bien. Usamos la función de voz de Teams para cada llamada, y nuestro personal ya utiliza Teams con soltura para crear grupos nuevos, compartir archivos o hacer videollamadas”.
Red de voz, experiencia y alcance global para ayudar a empresas de todo el mundo
Con un personal que trabaja en 35 buques y cinco oficinas internacionales, la comunicación constante es fundamental para GasLog. La organización lleva años usando los servidores locales de Skype Empresarial, pero, debido a la pandemia de la COVID-19, empezaron a buscar una solución que les ofreciera más funcionalidad y conectividad para los trabajadores a distancia. GasLog decidió hacer la migración a Microsoft Teams e implementar la telefonía en la nube. LoopUp trabajó estrechamente con GasLog para implementar Teams en toda la empresa, ya fuera personal en tierra y marítimo, y desplegar la telefonía en la nube, permitiendo a los usuarios hacer y recibir llamadas externas desde Teams en cualquier dispositivo, desde cualquier parte del mundo. Esto resultó ser fundamental para el trabajo del personal de los buques y para permitir la comunicación con los empleados remotos durante la pandemia de la COVID- 19. El proyecto fue todo un éxito, y la adopción de Teams para colaborar a nivel interno y las llamadas de voz se ha extendido por toda la empresa.
“Ahora que se normaliza el trabajo a distancia, surge una oportunidad única para empresas que quieran hacer la transición a Microsoft Teams y adoptar la telefonía en la nube. Si lo estás pensando, asegúrate de asociarte con una empresa que tenga una excelente trayectoria como LoopUp. Tienen red de voz, experiencia y el alcance global para ayudar a empresas de todo el mundo”.
