La Téléphonie Microsoft Teams apporte de nombreux avantages, de l’augmentation de la productivité à la réduction des coûts et de la complexité. Mais, comme pour toute nouvelle technologie, il peut être difficile d’amener vos employés à comprendre et à adopter pleinement ce changement.
Alors, comment faire adhérer vos employés? Suivez ces étapes simples pour que la téléphonie Teams soit adoptée avec succès dans toute votre entreprise.
Préparation
Tout d’abord, sachez que la téléphonie cloud n’est pas un sujet dont tout le monde dans votre entreprise a déjà entendu parler. En termes simples, la téléphonie cloud consiste à déplacer votre système téléphonique sur site hors du bureau et sur le cloud. Instinctivement, cette méconnaissance de la téléphonie cloud peut se traduire par une certaine appréhension de la part de vos employés.
Si vous envisagez de passer à la téléphonie cloud, quels sont les principaux moyens de dissiper l’appréhension et de créer une transition en douceur?
Assumez l’ignorance
Si vous avez décidé de passer d’une solution PBX traditionnelle sur site à la téléphonie cloud, il est probable que vous ayez une bonne connaissance de la technologie. Lorsqu’il s’agit de vos employés, il est préférable de supposer qu’ils ne le savent pas.
Utilisez un langage clair et direct lorsque vous expliquez le fonctionnement du système téléphonique Microsoft Teams et évitez autant que possible l’utilisation du jargon. N’utilisez des acronymes que si vous êtes prêt à les expliquer mot à mot!
N’oubliez pas que vous pouvez toujours fournir un contexte et des informations supplémentaires si nécessaire. Il est beaucoup plus difficile d’essayer de démystifier un public si vous avez déjà perdu son intérêt.
Structurez vos informations
Adaptez votre présentation de téléphonie Teams au public auquel vous vous adressez, en évitant de donner une explication unique.
Le niveau de détail que vous donnerez sera différent selon le public auquel vous vous adressez. Différents départements, tels que les finances ou l’informatique, seront plus susceptibles de vouloir connaître les détails nuancés de la transition. En revanche, les utilisateurs quotidiens du système téléphonique Microsoft devront simplement savoir comment utiliser la téléphonie Microsoft Teams une fois qu’elle sera opérationnelle (notre guide pas à pas sur l’utilisation du système téléphonique Microsoft vous aidera)!
Faites connaître les avantages
Gagnez le cœur et l’esprit de vos employés en soulignant comment ce changement leur sera bénéfique et leur facilitera la vie.
Voici quelques avantages clés à mettre en avant:
- Working from home: in this new world of remote working, cloud telephony gives your employees more flexibility. With Microsoft Teams telephony, your employees can make and receive voice calls using Teams on any compatible device, from anywhere. They can stay connected while working from home, on the move, or hot-desking.
- Desk-clutter dispersed: there is no longer a need for wired-in desk phones, meaning desk clutter can be reduced. This makes hot desking easier as well.
For those who prefer having a physical phone or headset, there are a range of phones which are compatible with Microsoft’s Phone System. - Gain de temps: La téléphonie de Microsoft Teams peut améliorer la productivité des employés. Microsoft a constaté que son système téléphonique permet aux employés de gagner en moyenne 1,5 heure par semaine..
Comment? La téléphonie Microsoft Teams se lie aux comptes Office 365 préexistants des utilisateurs, créant ainsi un système de communication unifié. Les appels téléphoniques externes peuvent être passés à partir de la même interface Teams que celle utilisée pour le chat, les réunions internes, le partage de fichiers et d’autres services en nuage. Cela réduit la nécessité de passer d’un compte et d’une connexion à l’autre, libérant ainsi du temps pour que vos employés puissent se concentrer sur des tâches plus importantes.
Mise en œuvre
Votre système téléphonique basé sur le cloud a été entièrement installé et vous devez maintenant montrer à vos employés comment l’utiliser. Par où commencer?
Utilisez des supports visuels. Personne ne se souvient d’une démonstration mot pour mot, alors donnez-leur un guide auquel ils pourront se référer. Cela vous fera gagner du temps, mais aussi le leur. N’hésitez pas à utiliser notre guide Telephonie Microsoft Teams ou notre livre blanc sur l’expérience utilisateur de la téléphonie Microsoft Teams, qui fait tout cela pour vous.
Le support client est toujours disponible. Si vous optez pour le routage direct plutôt que pour les plans d’appel de Microsoft et que vous travaillez avec un fournisseur mondial de services gérés, tel que LoopUp, vous aurez accès à un support client permanent, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et à un représentant de compte dédié. LoopUp propose toujours des services d’accueil et d’adoption dans le cadre de son service entièrement géré.
Résumé
La migration vers un système téléphonique Microsoft Teams sera facile une fois que vos employés auront compris l’impact positif que cela aura sur leur quotidien.
La clé du succès de l’onboarding est donc de commencer par présenter une vision convaincante de ce qu’est la technologie et de ce qu’elle va faire. Démontrez comment elle s’intégrera dans le rythme de leurs journées de travail et aidez les employés à comprendre ce qu’elle leur apportera. Leur fera-t-elle gagner du temps? Augmentera-t-elle la productivité? Facilitera-t-il le travail flexible? Si cela améliore leur vie, ils seront plus prompts à l’adopter.
Si vous avez d’autres questions concernant l’adoption de la téléphonie cloud via Microsoft Teams par vos employés, ou si vous souhaitez obtenir des conseils supplémentaires, n’hésitez pas à contacter l’un de nos experts sur place!
