Microsoft Teams-Telephonie ringt viele Vorteile mit sich, von erhöhter Produktivität bis hin zu reduzierten Kosten und Komplexität. Aber wie bei jeder neuen Technologie kann es eine Herausforderung sein, Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, diese Veränderung zu verstehen und vollständig anzunehmen.
Wie können Sie also Ihre Mitarbeiter an Bord holen? Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um sicherzustellen, dass die Teams-Telefonie in Ihrem Unternehmen erfolgreich eingeführt wird.
Vorbereitung
Seien Sie sich zunächst bewusst, dass Cloud-Telefonie kein Thema ist, von dem jeder in Ihrem Unternehmen schon einmal gehört hat. Einfach ausgedrückt, bedeutet Cloud-Telefonie, dass Sie Ihr vor Ort installiertes Telefonsystem aus dem Büro in die Cloud verlagern. Instinktiv kann diese Unvertrautheit mit der Cloud-Telefonie dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter anfangs ängstlich sind.
Wenn Sie also eine Umstellung auf Cloud-Telefonie planen, was sind die wichtigsten Maßnahmen, um die Bedenken zu zerstreuen und eine nahtlose Umstellung zu ermöglichen?
Unwissenheit voraussetzen
Wenn Sie sich dazu entschlossen haben, von einer traditionellen PBX-Lösung vor Ort auf Cloud-Telefonie umzusteigen, ist es wahrscheinlich, dass Sie ein gutes Verständnis für die Technologie haben. Wenn es um Ihre Mitarbeiter geht, sollten Sie davon ausgehen, dass sie das nicht tun.
Verwenden Sie eine klare und einfache Sprache, wenn Sie erklären, wie das Microsoft Teams-Telefonsystem funktioniert, und vermeiden Sie nach Möglichkeit die Verwendung von Fachjargon. Sprechen Sie nur in Akronymen, wenn Sie bereit sind, diese Wort für Wort zu erklären!
Denken Sie daran, dass Sie bei Bedarf immer zusätzlichen Kontext und Informationen liefern können. Es ist viel schwieriger zu versuchen, ein Publikum zu entmystifizieren, wenn Sie bereits sein Interesse verloren haben.
Gliedern Sie Ihre Informationen
Richten Sie Ihren Überblick über Teams-Telefonie auf die Zielgruppe aus, zu der Sie sprechen, und vermeiden Sie eine pauschale Erklärung für alle.
Der Detaillierungsgrad, den Sie geben, hängt davon ab, mit wem Sie sprechen. Verschiedene Abteilungen, wie z. B. die Finanzabteilung oder die IT-Abteilung, werden wahrscheinlich mehr über die nuancierten Details der Umstellung wissen wollen. Die täglichen Benutzer der Microsoft-Telefonanlage hingegen müssen einfach nur wissen, wie sie die Microsoft-Teams-Telefonie nutzen können, sobald sie in Betrieb ist (unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung der Microsoft-Telefonanlage hilft dabei)!
Betonen Sie die Vorteile
Gewinnen Sie die Herzen und Köpfe Ihrer Mitarbeiter, indem Sie betonen, wie diese Änderung ihnen nützt und ihr Leben einfacher macht.
Hier sind einige wichtige Vorteile, die Sie hervorheben sollten:
- Arbeiten von zu Hause aus: in dieser neuen Welt der Remote-Arbeit gibt die Cloud-Telefonie Ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität. Mit Microsoft Teams-Telefonie können Ihre Mitarbeiter mit Teams auf jedem kompatiblen Gerät von überall aus Sprachanrufe tätigen und empfangen. Sie können verbunden bleiben, während sie von zu Hause aus, unterwegs oder im Hot-Desking arbeiten.
- Weniger Unordnung auf dem Schreibtisch: Es besteht keine Notwendigkeit mehr für verkabelte Tischtelefone, was bedeutet, dass die Unordnung auf dem Schreibtisch reduziert werden kann. Das macht auch das Hot-Desking einfacher
Für diejenigen, die ein physisches Telefon oder Headset bevorzugen, gibt es eine Reihe von Telefonen die mit dem Microsoft Phone System kompatibel sind. - Zeiteffizient: Microsoft Teams-Telefonie kann die Produktivität der Mitarbeiter verbessern. Microsoft hat herausgefunden, dass ihre Telefonanlage den Mitarbeitern durchschnittlich 1,5 Stunden pro Woche einspart..
Wie das? Microsoft Teams-Telefonie verbindet sich mit den bereits bestehenden Office 365-Konten der Benutzer und schafft so ein einheitliches Kommunikationssystem. Externe Telefonanrufe können über dieselbe Teams-Oberfläche getätigt werden, die auch für Chats, interne Meetings, Dateifreigabe und andere Cloud-Dienste verwendet wird. Dies reduziert die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Konten und Logins hin- und herzuwechseln, und gibt Ihren Mitarbeitern Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Implementierung
Ihr Cloud-basiertes Telefonsystem wurde vollständig installiert und nun müssen Sie Ihren Mitarbeitern zeigen, wie sie es nutzen können. Wo fangen Sie an?
Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel. Niemand erinnert sich an eine wortwörtliche Demonstration, also geben Sie ihnen eine Anleitung, auf die sie zurückgreifen können. Das spart Zeit, sowohl auf Ihrer als auch auf der Seite der Mitarbeiter. Nutzen Sie unseren Microsoft Teams Telephony Leitfaden oder unser Microsoft Teams Telephony User Experience Whitepaper, das all dies für Sie erledigt.
Der Kundensupport ist immer verfügbar. Wenn Sie sich für Direct Routing gegenüber Microsofts Calling Plans entscheiden und mit einem globalen Managed Service Provider wie LoopUp zusammenarbeiten, haben Sie Zugang zu kontinuierlichem 24/7-Kundensupport und einem dedizierten Kundenbetreuer. LoopUp bietet immer Onboarding- und Adoptionsservices als Teil seines vollständig gemanagten Services an.
Zusammenfassung
Die Migration zu einer Microsoft Teams-Telefonanlage wird einfach sein, sobald Ihre Mitarbeiter verstehen, wie sich dies positiv auf ihren Alltag auswirken wird.
Der Schlüssel zum Erfolg beim Onboarding liegt also darin, zunächst eine überzeugende Vision davon zu vermitteln, was die Technologie ist und was sie leisten wird. Zeigen Sie, wie sich die Technologie in den Arbeitsalltag einfügt und helfen Sie den Mitarbeitern zu verstehen, was sie davon haben. Wird es ihnen Zeit sparen? Steigert sie die Produktivität? Erleichtert es das flexible Arbeiten? Wenn es ihr Leben besser macht, werden sie es schneller annehmen.
Wenn Sie weitere Fragen dazu haben, wie Sie die Akzeptanz von Microsoft Teams Cloud-Telefonie bei Ihren Mitarbeitern fördern können, oder wenn Sie weitere Beratung wünschen, sprechen Sie bitte mit einem unserer Experten vor Ort!
