Las empresas son cada vez más internacionales y cuentan con clientes y socios comerciales por todo el mundo. Por lo que, si quieren seguir siendo competitivas, deben adaptarse a las nuevas formas de trabajar. La tecnología puede tender puentes para hacerlo posible mediante las teleconferencias. Las videoconferencias pueden ofrecer ventajas similares a la comunicación presencial sin tener que incurrir en los costes de viaje, la huella ambiental y las pausas en la actividad que implican las reuniones en persona.

Cuando se añade vídeo a una conferencia, los participantes pueden observar importantes señales no verbales, como las expresiones faciales y el lenguaje corporal. Por lo que se mejora el entendimiento y ayuda a derribar barreras idiomáticas y culturales. Al añadir el elemento de vídeo a una llamada con un cliente, el ambiente y el protocolo cambian. Los participantes pueden verse unos a otros y la distancia se elimina. También resulta más difícil que los participantes se distraigan o realicen otras tareas, como a veces pasa en las llamadas de audio. Además, al añadir a la ecuación la posibilidad de compartir contenido, tus reuniones pueden ser más productivas si permites a los participantes compartir documentos en tiempo real. De esta manera, saldrán de la reunión sabiendo más cosas y teniendo claro las tareas que tienen que hacer.

Cuando los empleados viajan, se disparan los costes, no solo económicos, sino de tiempo. Es mucho más eficiente hacer una videollamada que tener que dedicar tiempo a viajar para asistir a una reunión en persona.  Si no es necesario pasar horas o días viajando de una reunión a otra, los empleados serán más productivos. Las videoconferencias también permiten a los profesionales acercarse a nuevos clientes, así como a los que ya tienen, sin que la ubicación sea un impedimento gracias a la posibilidad de reunirse estén donde estén, a cualquier hora y en un entorno en tiempo real. El medio ambiente también es una razón de peso para decantarse por las teleconferencias. La organización World Wildlife Fund afirmó que para el año 2030 el aumento del uso de soluciones de teleconferencias frente a viajes podría provocar una reducción anual de mil millones de toneladas en las emisiones globales de carbono.

Así que, con todas estas ventajas asociadas a las videoconferencias, ¿por qué la mayoría de las empresas de servicios profesionales suele mostrarse reticente a la hora de dejar atrás las tradicionales llamadas de audio o las reuniones en persona? Cumplir las expectativas de los clientes suele ser la máxima prioridad en estas reuniones, por lo que resulta fundamental conseguir que la experiencia de la llamada sea impecable, puesto que el miedo a causar una mala impresión, especialmente si se trata de un primer contacto, suele ser bastante destacado. La buena noticia es que el vídeo puede utilizarse para mejorar las tradicionales conferencias de audio y reducir la necesidad de encontrarse en persona. Pero para conseguir tener un encuentro de calidad y visual mediante una videoconferencia, deberías tratar de evitar estos cinco errores habituales:

1. Nunca pongas en riesgo la fiabilidad del audio de la llamada

A todos nos ha pasado. Estás en una videollamada y, de repente, la pantalla se congela, no se escucha nada y, por mucho que intentas arreglarlo, no consigues reiniciarlo. Ahora imagina que esto te ocurre en una reunión con la persona que toma las decisiones en tu cuenta más importante a nivel global. Aunque el vídeo puede acercarte más a tus clientes, el audio es básico en la reunión. Según las investigaciones de LoopUp, el 46 % de los usuarios de videoconferencias ha tenido problemas con la calidad de audio de sus videollamadas. Si tienes pensado incorporar el vídeo a tus conferencias, no dejes que las malas conexiones ni los problemas de ancho de banda pongan en riesgo la fiabilidad del audio. Asegúrate de que todos los asistentes se conectan por teléfono mediante PSTN en lugar de acceder desde sus ordenadores mediante VoIP. De esta forma, si alguien tiene problemas de ancho de banda, el vídeo puede verse afectado, pero el audio seguirá disponible, por lo que la reunión podrá continuar.

2. Incorpora el vídeo a tus conferencias solo cuando sea apropiado

Sí, las videoconferencias pueden tener muchas ventajas en comparación con una reunión normal, con la posibilidad de mejorar la comunicación y la interacción, pero solo si se aplica en la ocasión adecuada. En un estudio descubrimos que el 68 % de los profesionales cree que el vídeo no siempre ayuda en las teleconferencias. Por ejemplo, este elemento aporta valor si todos los asistentes están muy implicados y contribuyen por igual como, por ejemplo, en una negociación entre diferentes grupos. Sin embargo, es posible que tu cliente prefiera no tener una videoconferencia si está de viaje o solo quiere escuchar y hacer otras cosas mientras se celebra la reunión. En resumen, si tienes dudas sobre si usar vídeo o no, no lo uses.

3. Empieza la llamada solo con audio

Así siempre tienes la oportunidad de decidir activar el vídeo durante la llamada. Solo tienes que asegurarte de que tu cliente no tiene encendida por defecto la función de activar el vídeo automáticamente al conectarse a la reunión. A nadie le gusta ver a alguien por primera vez cuando todavía está intentando averiguar cómo unirse a la llamada. Asegúrate de que la reunión empieza como una llamada de audio y, después, pide permiso para activar el vídeo en caso de ser necesario.

4. No abrumes a los asistentes con funciones complejas

Hay muchas soluciones de conferencias de audio y vídeo hoy en día y no todo el mundo está familiarizado con ellas. Si tu cliente se conecta a tu videollamada, existe la posibilidad de que sea la primera vez que use los servicios de tu proveedor. Seguro que no quieres abrumarle o confundirle en ese momento: ¿cómo encender la cámara? ¿Cómo compartir la pantalla? ¿Dónde está el botón de silenciar? En una encuesta de LoopUp, el 39 % de los participantes declaró que utilizaría más las videoconferencias si no fueran tan complejas. Asegúrate de que utilizas una herramienta lo más sencilla e intuitiva posible para que pueda utilizarse sin necesidad de formación. En caso contrario, acabarás estresando a los asistentes y perdiendo tiempo explicando cómo se utiliza una herramienta en lugar de tratar el tema que os ocupa en la reunión.

5. No dificultes que tus clientes se conecten al tener que descargar archivos para unirse a la llamada

Si tienes una reunión importante a la vista, lo último que quieres es molestar al cliente antes siquiera de que comience la reunión ni dificultar que se conecte. Comprueba que tu herramienta de videoconferencias no requiere ninguna descarga antes de que el asistente se conecte a la llamada. En LoopUp hemos descubierto que el 27 % de los usuarios han tenido problemas para unirse a una videollamada porque hacía falta descargarse algo. El tiempo de tu cliente es muy valioso y no debería tener que emplear 15 minutos en descargarse una herramienta para poder asistir a la reunión. Además, la mayoría de grandes empresas no conceden a sus empleados derechos locales de administrador para descargas. Si vas a usar un producto que requiere descargar algo, asegúrate de que tu cliente lo sabe para no llevarse una sorpresa al llegar tarde a la reunión porque tiene que esperar a que se instale.

Puntos clave

• El audio es básico en cualquier llamada, por lo que merece la pena darle más importancia que al vídeo y asegurarnos de que se lleva a cabo mediante PSTN, y no por VoIP, para contar con la mayor fiabilidad.
• El vídeo no es siempre necesario y puede hacer que ciertas situaciones acaben siendo extrañas, improductivas o contraproducentes para la reunión. Decide si utilizarlo y, en caso de duda, no lo hagas.
• Trata de no dar una sorpresa a tus clientes cuando intenten conectarse con la opción de vídeo activado automáticamente. Es mejor empezar solo con audio e incorporar el vídeo más tarde si resulta apropiado y los asistentes quieren.
• Elige una herramienta para tus reuniones con una interfaz intuitiva y sencilla para que pueda utilizarse sin necesidad de formación, ya que existe la posibilidad de que no todos los asistentes la conozcan.
• Utiliza una herramienta de teleconferencias que permita a los asistentes conectarse a la llamada sin tener que descargar nada. Puede que no tengan tiempo para descargas o no disponer de los permisos necesarios en la red de la empresa para realizar una instalación.

Las videoconferencias pueden ser una herramienta muy potente a la hora de conseguir una mayor interacción y nos permiten contar con más indicios aparte de las palabras, como las expresiones faciales, la postura y el lenguaje corporal, que son los elementos que utilizamos para descifrar de forma instintiva lo que se está diciendo realmente. También pueden tener un impacto muy positivo en la productividad de la empresa y en el medio ambiente. Sin embargo, si se utiliza de forma incorrecta, puede traducirse en reuniones que dejen mucho que desear, impresiones negativas e incomodar tanto a anfitriones como a asistentes. Este tipo de riesgos provoca que los empleados quieran seguir utilizando soluciones solo de audio y evita que aprovechen el verdadero potencial del vídeo.