Cómo una empresa innovadora del sector hotelero está mejorando su alcance internacional gracias a LoopUp y Microsoft Teams Calling
Guestline es un proveedor de SaaS para el sector hotelero con más de 25 años de experiencia. Sus soluciones inteligentes de gestión de la propiedad dan respuesta a todas las necesidades de una empresa hotelera, desde la gestión de reservas y pagos hasta el seguimiento del gasto de bar en las habitaciones.
Los sistemas Guestline, líderes de mercado en la tecnología hotelera basada en la nube, se utilizan en 25 países, incluyendo 2500 hoteles del Reino Unido.
Guestline tiene su sede central en Inglaterra y oficinas regionales en Alemania y Tailandia. A medida que la base de clientes crece, intentan llegar a más territorios. Para eso, necesitan una plataforma de telefonía capaz de seguirles el ritmo. Guestline ha decidido migrar sus comunicaciones a Microsoft Teams Calling.
Simon Larkin es el responsable de proyectos de Guestline, encargado de supervisar paso a paso la migración de la empresa a Microsoft Teams Calling. Hemos hablado con él sobre el proyecto:
«Estamos dando los primeros pasos, pero ya se aprecia el cambio. Con Teams Calling estamos viendo una imagen diferente.
El call centre es un elemento básico de nuestra empresa, debe reaccionar de inmediato y con precisión para ayudar a nuestros clientes en el momento que nos necesitan. Siempre tenemos 30-40 personas en el servicio de asistencia. Recibimos muchas llamadas y hay que responder al momento. Es una labor muy compleja.
Con la funcionalidad de llamadas mejorada que estamos experimentando gracias a Microsoft Teams Calling y LoopUp, no solo optimizamos el trabajo de nuestros empleados sino que estimamos que el ahorro en costes informáticos es de 2000 £ al mes. La migración ya ha demostrado ser todo un éxito».
Compatible con la extensión global de Guestline
La plataforma de SaaS de Guestline se utiliza en 25 países repartidos en cinco continentes. La extensa presencia geográfica de la empresa fue una de las principales razones de la decisión de adoptar Teams Calling.
«Tenemos 232 empleados. Nuestra sede está en el Reino Unido, pero tenemos oficinas en Alemania, Irlanda, Tailandia y los Países Bajos y equipos remotos situados en países como Rusia, Francia y España. Por ejemplo, muchos de nuestros desarrolladores están en Polonia».
Guestline necesitaba una solución de telefonía en la nube para todos sus empleados situados en diferentes ubicaciones. Además, la solución debía poder permitir el crecimiento de la empresa para incluir nuevos empleados y nuevos países.
«Para nuestra empresa es fundamental tener la flexibilidad necesaria para crecer en la medida y en el lugar en que lo necesitemos», explica Simon.
Guestline utilizaba Teams para la colaboración interna y las reuniones, pero recurría a Skype Empresarial para la telefonía en la nube.
Nunca pensaron en abandonar los servicios de Microsoft, pero Skype no era la opción ideal para acompañar el crecimiento de la empresa.
«Somos una empresa Microsoft de la cabeza a los pies», afirma Simon. «Teams es nuestro medio de comunicación oficial, lo utilizamos más que el correo electrónico. Sin embargo, Skype Empresarial no tiene la capacidad de crecimiento global que necesitamos. El servicio VoIP de Teams sí. Teams Calling nos permite entrar en un país nuevo fácilmente».
Colaboración con LoopUp
¿Fue igual de fácil elegir LoopUp como proveedor?
«En una palabra: sí. Al principio hablamos con otro proveedor. Sin embargo, después de consultar con LoopUp nos dimos cuenta de que ofrecía un nivel de servicio diferente. Desde la primera conversación, la sensación fue muy diferente. Como el día y la noche».
Con la implantación geográfica de Guestline, la telefonía internacional es crucial para la empresa. «Es muy importante», admite Simon. «Tanto a nivel interno como externo. Necesitamos un servicio en el que podamos confiar.
Antes teníamos cortes graves. En algunos casos nos pasamos varios minutos sin telefonía. Era frustrante, nos sentíamos totalmente impotentes. Desde que trabajamos con LoopUp nunca hemos vuelto a tener cortes».
Guestline también tenía dificultades para resolver problemas o hacer cambios. «Si había algún problema, resolverlo era un proceso lento», explica Simon. «Teníamos que abrir una incidencia y esperar. Ahora no es así. Tenemos confianza en que podemos abrir una oficina nueva y obtener resultados de inmediato.
A partir de ahora será mucho más fácil abrir oficinas regionales allá donde queramos ir».
Guestline está dando sus primeros pasos con Teams Calling, pero los resultados positivos ya se notan en la empresa.
«La experiencia de usuario es mejor con Microsoft Teams Calling: en lugar de iniciar sesión en diferentes aplicaciones, ahora tenemos solo una. Todo está en el mismo lugar. Fui el primer usuario de Guestline en cambiar de aplicación, y todo ha sido más fácil desde ese momento.
Mi consejo para cualquier empresa que esté planeando un cambio similar es realizar una pequeña prueba de concepto. Lo único que hace falta es un pequeño grupo de usuarios para probar Teams Calling. Enseguida podrán ver su gran calidad y la integración de VoIP. Todo puede ser más fácil».
Completar la migración global a Microsoft Teams Calling
Cuando hablamos con Simon, quedaban menos de tres meses para que los últimos empleados de Guestline se pasasen a Microsoft Teams Calling. ¿Estaba
preocupado?
«En absoluto. Confiamos totalmente. Estamos haciendo pruebas y todo funciona como esperábamos. Todo va bien. La migración del resto del personal debería ser fácil.
«LoopUp tiene un gran equipo. Su conocimiento de Microsoft es imbatible. LoopUp nos ha explicado todo y nos han ayudado a lo largo del proceso. Prestan atención a los detalles, son organizados y exhaustivos, y siempre están disponibles, siempre responden.
La colaboración con LoopUp ha sido fantástica».
