Bedeutet die Umstellung auf Teams-Telefonie, dass Sie in glänzende neue Headsets investieren müssen? Leigh Henderson erläutert, welche Optionen Ihnen als Teams-Nutzer zur Verfügung stehen und ob sie aufrüsten müssen.
Einleitung
Bei der Entscheidung auf Microsoft Teams-Telefonie umzusteigen, beschäftigen sich viele mit dem Gedanken, das traditionelle Tischtelefon abzuschaffen – ein Gerät, das sich seit den 1990er Jahren nicht groß verändert hat.
Diese Telefone werden oft für bestimmte Mitarbeiter, wie z.B. Führungskräfte, Assistenten der Geschäftsleitung oder andere Mitarbeiter für notwendig gehalten.
In diesem Artikel werden wir darauf eingehen, welche Telefonoptionen Teams-Nutzer haben und die Frage klären, ob ein dediziertes Gerät immer noch erforderlich ist.
Was passiert mit den Telefonnummern?
Bevor wir uns mit den Teams-Telefonen beschäftigen und mit der Frage, ob man sie verwenden sollte oder nicht, ist es wichtig, auf einen grundlegenden Unterschied zwischen dem Teams-Telefonsystem und älteren Telefonanlagen einzugehen.
Bei einer herkömmlichen Telefonanlage ist jedes Telefon mit einer Nummer verbunden und die Namen der Nutzer werden in einem zentralen Verzeichnis zugewiesen, um sie mit der jeweiligen Nummer zu verknüpfen. Wenn Nutzer nicht in der Nähe Ihres Telefons sind, da sie außerhalb des Büros oder im Home-Office arbeiten, verwenden Sie entweder eine Softphone-Anwendung oder leiteten Anrufe auf Ihr Mobiltelefon weiter.
Mit dem Teams Phone System wird dieses Paradigma umgekehrt – jede Nummer ist nun mit einem Nutzer verbunden und diese können sich auf jedem unterstützten Teams-Client, einschließlich eines Teams Phone, bei ihrem Teams-Konto anmelden. Bei eingehenden Anrufen erhalten Nutzer eine Benachrichtigung auf allen Geräten, auf denen Sie eingeloggt sind.
Im Grunde behandelt Microsoft Ihre Telefonnummer wie eine E-Mail-Adresse wie seltsam wäre es, wenn Sie nur auf einem einzigen, dedizierten Gerät auf Ihre E-Mails zugreifen könnten?
Kann ich ein Teams-Telefon haben?
Ja, natürlich! Microsoft Teams Telefone sind von verschiedenen Hardware-Anbietern wie Poly, Yealink und AudioCodes erhältlich. Sie sind so konzipiert, dass sie dank ihres Touchscreens und der vertrauten Teams-Oberfläche einfach zu bedienen und dank ihres Android-Betriebssystems, das von Microsoft Mobile Device Management und InTune gesteuert wird, einfach zu verwalten sind.
Teams Phones haben eine umfangreiche Funktionsliste, die dank ihres softwarebasierten Designs regelmäßig erweitert wird:
- Moderne Authentifizierung, die es den Benutzern ermöglicht, sich entweder mit ihrem Benutzernamen oder Passwort anzumelden oder indem sie sich auf einem anderen Gerät wie ihrem PC oder Smartphone anmelden.
- Schneller Zugriff auf Kontakte, Anrufliste und Voicemail.
- Die Möglichkeit, Besprechungen mit einer einzigen Berührung beizutreten und Ihren Kalender mit anstehenden Besprechungen einzusehen.
- Entgegennahme von Anrufen für Anrufwarteschlangen.
- Verwalten von Anrufen für Führungskräfte mit der Delegierungsfunktion, die es Assistenten ermöglicht, eingehende Anrufe abzufangen, Anrufe im Namen der Führungskraft zu tätigen, Anrufe zu übernehmen, die die Führungskraft in die Warteschleife gelegt hat, und zu überwachen, ob die Führungskraft ein Gespräch führt, in der Warteschleife ist usw.
- Hot Desking ermöglicht es Benutzern, sich an einem Telefon anzumelden und auf alle ihre Kontakte, Meetings und andere Einstellungen zuzugreifen, sich dann abzumelden, wenn sie fertig sind, und das Telefon für die nächsten Benutzer bereitzustellen.
- Falls unterstützt, können Sie außerdem Videoanrufe tätigen und empfangen und an Videokonferenzen teilnehmen.
- Dynamische und erweiterte E911-Unterstützung
Kann ich mein bestehendes Telefon weiterverwenden?
Möglicherweise. Bestehende Skype for Business-Telefone werden über Microsofts Third-Party Integration Platform (3PIP) unterstützt, und Microsoft hat angekündigt, dass diese Geräte über das Jahr 2023 hinaus unterstützt werden. Skype for Business-Telefone haben jedoch im Vergleich zu Teams-Telefonen einen eingeschränkten Funktionsumfang (Skype for Business Certified IP Phones with Microsoft Teams – Microsoft Tech Community). Wenn also Funktionen wie Executive Delegation benötigt werden, sollte diese Option nicht gewählt werden.
SIP-Telefone von Drittanbietern wie Cisco, Yealink, Polycom und anderen werden voraussichtlich in der ersten Jahreshälfte 2021 über den neuen Cloud-SIP-Registrar-Service von Microsoft unterstützt. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, vorhandene Hardware von einem früheren Telefonsystem beizubehalten, obwohl diese Geräte, wie auch die Skype for Business-Telefone, im Vergleich zu den Microsoft Teams-Telefonen einen eingeschränkten Funktionsumfang haben werden.
Aber sollte ich ein Teams-Telefon haben?
Das liegt ganz bei Ihnen, aber bevor Sie losstürmen und ein paar Paletten teurer Geräte kaufen, gibt es ein paar Dinge, die Sie berücksichtigen sollten.
Wo in der Vergangenheit Ihr Telefon das einzige Gerät war, auf dem Sie Telefonanrufe empfangen haben, wird ein Teams Phone höchstwahrscheinlich das dritte Gerät für Ihre Telefonanrufe sein, wobei die ersten beiden Ihr Computer und Ihr Mobiltelefon sind – nicht unbedingt in dieser Reihenfolge.
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens können die Kosten für das Hinzufügen dieser tertiären Anrufgeräte für alle Mitarbeiter oder sogar für einen beträchtlichen Teil der Benutzer ziemlich hoch sein und könnten sehr wohl auf bessere Weise ausgegeben werden. Ein gutes Bluetooth-Headset, das sich sowohl mit den Computern als auch mit den Mobiltelefonen der Benutzer koppeln lässt, würde wahrscheinlich etwa die Hälfte des Preises eines Teams Phone kosten.
Die Notwendigkeit für ein physisches Gerät wird oft von Führungskräften als Anforderung gesehen, aber meine Erfahrung hat gezeigt, dass Führungskräfte oft die stärksten Nutzer des Teams Mobile Clients sind. Da sie in der Regel hohe Mobilitätsanforderungen haben, sind sie oft schon auf ihr Mobiltelefon und die AirPods für ihre Sprachanrufe angewiesen. Mit dem Zusatz der Teams Mobile App sehen sie also schnell die Vorteile, wie z. B. das Screening von Anrufen durch ihren Assistenten dank der Funktion “Call Delegates” oder die Möglichkeit, schnelle Sprachnachrichten an ihre Kollegen zu senden.
Diese Mobilität muss nicht bei den Führungskräften aufhören. Jeder Benutzer innerhalb Ihres Unternehmens kann die Teams Mobile App nutzen, entweder auf einem vom Unternehmen ausgegebenen Gerät oder auf seinem persönlichen Gerät. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, von überall auf ihre Anrufe zuzugreifen, hat aber noch einen weiteren großen Vorteil, an den die meisten bei der Bereitstellung von Teams nicht denken – Ausfallsicherheit.
Während Teams Phones auf die physische Internetverbindung in Ihren Büros angewiesen sind, verwandelt die Teams Mobile App die 4G-Verbindung jedes einzelnen Mobiltelefons in Ihrer Organisation in eine Disaster Recovery-Internetverbindung und ermöglicht so die Geschäftskontinuität im Falle eines größeren Ausfalls Ihrer WAN-Verbindungen oder für den Fall, dass Ihre Benutzer alle von zu Hause ausarbeiten müssen.
Schließlich wird die Unterstützung Ihrer Benutzer bei der Annahme der Teams Mobile App dazu beitragen, die Annahme von Microsoft Teams im Allgemeinen voranzutreiben und den maximalen Return on Investment für Ihr Unternehmen zu bieten. Die Teams Mobile App verfügt über die gleichen Funktionen wie die Desktop-Version sowie über einige neue.
So können Ihre Benutzer chatten, an Meetings teilnehmen, Inhalte teilen, Anrufe tätigen und entgegennehmen, ihre Voicemails abrufen und sogar ihr Mobiltelefon als Walkie-Talkie verwenden. Und wenn sie sich Sorgen machen, nach Feierabend mit Arbeitsbenachrichtigungen bombardiert zu werden, keine Sorge – es gibt eine Einstellung für “ruhige Stunden”, die sie vor unerwünschten Klingelzeichen in der Nacht schützt.
Fazit
Es scheint Sinn zu machen, dass ein physisches Telefon das logische Gerät ist, wenn man Teams Phone System einsetzt, aber für die überwiegende Mehrheit der Benutzer ist das beste verfügbare Telefon dasjenige, das sie bereits in ihrer Tasche haben.
Leigh Henderson ist Director of Consulting für die Region Australien bei LoopUp. Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Telekommunikationsbranche hat er das Design und die Implementierung von Lync, Skype for Business und Teams Direct Routing Lösungen für Kunden aller Größen und Branchen geleitet.
