¿Significa el cambio a la telefonía de Teams que hay que invertir en un nuevo y reluciente teléfono? Leigh Henderson explora las opciones de telefonía disponibles para los usuarios de Teams, y si necesitan o no actualizarse.
Introducción
Cuando se decide pasar al sistema telefónico de Microsoft, a muchos les preocupa la idea de perder su tradicional teléfono de sobremesa, un dispositivo que probablemente no ha cambiado mucho desde los años 90, para bien o para mal.
Estos teléfonos a menudo se perciben como necesarios para ciertos miembros del personal, como los ejecutivos, los asistentes ejecutivos o los operadores, debido a su preferencia o al caso de uso percibido.
En este artículo exploraremos las opciones de teléfono que tienen los usuarios de equipos, pero sobre todo nos preguntaremos si sigue siendo necesario un dispositivo dedicado.
Cómo funcionan los números de teléfono
Antes de entrar en los teléfonos de Teams, y en la conveniencia de utilizarlos o no, es extremadamente importante que abordemos una diferencia importante entre el sistema telefónico de Teams y los sistemas PBX heredados.
Con una PBX antigua, un número de teléfono pertenecía a un teléfono, y el nombre de un usuario se asignaba en un directorio central para ser asociado a un número. Si un usuario se alejaba de su teléfono porque trabajaba fuera de la oficina o desde casa, utilizaba una aplicación de softphone o reenviaba su número al móvil antes de salir de la oficina.
Con el sistema telefónico de Teams, este paradigma se invierte: un número pertenece a un usuario, y un usuario puede iniciar sesión en su cuenta de Teams en cualquier plataforma de Teams compatible, incluido un teléfono móvil con la aplicación de Teams. Al recibir una llamada, el usuario recibirá una notificación en todos los dispositivos conectados al mismo tiempo.
Básicamente, Microsoft trata su número de teléfono como si fuera una dirección de correo electrónico; es decir, ¿qué raro sería que sólo pudiera acceder a su correo electrónico en un único dispositivo?
¿Puedo tener un teléfono de Teams?
Por supuesto. Los teléfonos de Microsoft Teams están disponibles en varios proveedores de hardware como Poly, Yealink y AudioCodes. Están diseñados para ser sencillos de usar gracias a su pantalla táctil y a la familiar interfaz de Teams, y sencillos de gestionar gracias a su sistema operativo Android, que está controlado por Microsoft Mobile Device Management e InTune.
Los teléfonos Teams tienen una amplia lista de características que se amplía con frecuencia gracias a su diseño basado en software, y entre sus funcionalidades se incluyen actualmente:
- Autenticación moderna, que permite a los usuarios iniciar sesión con su nombre de usuario o contraseña o iniciando sesión en otro dispositivo como su PC o Smartphone.
- Acceso rápido a los contactos, al historial de llamadas y al buzón de voz.
- Posibilidad de unirse a reuniones con un solo toque y ver su calendario de próximas reuniones.
- Recibir llamadas para las colas de llamadas.
- Gestionar las llamadas de los ejecutivos con la función de delegado, que permite a los asistentes interceptar las llamadas entrantes; realizar llamadas en nombre del ejecutivo, hacerse cargo de las llamadas que el ejecutivo haya puesto en espera, y controlar si el ejecutivo está en una llamada, en espera, etc.
- El Hot Desking permite a los usuarios iniciar sesión en un teléfono y acceder a todos sus contactos, reuniones y otras preferencias, para luego cerrar la sesión cuando hayan terminado y dejar el teléfono listo para los siguientes usuarios.
- Si se admite, se pueden hacer y recibir videollamadas y participar en videoconferencias.
- Proporcionar mayores niveles de accesibilidad, como el texto de alto contraste.
- Compatibilidad dinámica y mejorada con el E911
¿Puedo utilizar mi teléfono actual?
Es posible. Los teléfonos existentes de Skype for Business son compatibles con la plataforma de integración de terceros de Microsoft (3PIP), y Microsoft ha anunciado que estos dispositivos serán compatibles más allá de 2023. Sin embargo, los teléfonos de Skype for Business tienen un conjunto de características limitadas (Skype for Business Certified IP Phones with Microsoft Teams – Microsoft Tech Community) en comparación con los teléfonos de Teams, por lo que si se necesitan características como la delegación ejecutiva, no se debería seleccionar esta opción.
Está previsto que los teléfonos SIP de terceros de proveedores de hardware como Cisco, Yealink, Polycom y otros sean compatibles en la primera mitad de 2021 a través del nuevo servicio de registro SIP en la nube de Microsoft. Esta es una excelente manera de conservar el hardware existente de un sistema telefónico anterior, aunque al igual que con los teléfonos de Skype for Business, estos dispositivos tendrán un conjunto de características limitadas en comparación con los teléfonos de Microsoft Teams.
Pero, ¿debería tener un teléfono de Teams?
Depende absolutamente de ti, pero antes de que salgas corriendo a comprar unos cuantos palés de dispositivos caros, hay algunas cosas que puedes considerar.
Mientras que antes el teléfono era el único dispositivo en el que se recibían las llamadas telefónicas, un teléfono de equipo será probablemente el tercer dispositivo para las llamadas telefónicas, siendo los dos primeros el ordenador y el teléfono móvil.
Dependiendo del tamaño de su organización, el coste de añadir estos dispositivos de llamadas terciarias a todos los miembros de la plantilla, o incluso a una parte importante de los usuarios, podría ser bastante elevado y podría invertirse de mejor manera. Por ejemplo, unos buenos auriculares Bluetooth que puedan emparejarse tanto con los ordenadores como con los teléfonos móviles de los usuarios costarían probablemente alrededor de la mitad de lo que cuesta un Teams Phone.
La preferencia por un dispositivo físico, normalmente por parte de los ejecutivos, suele considerarse un requisito, sin embargo, mi experiencia ha demostrado que los ejecutivos suelen ser los que más adoptan el cliente de Teams Mobile. Como suelen tener grandes necesidades de movilidad, a menudo ya dependen de su teléfono móvil y de los AirPods para sus llamadas de voz, así que con la adición de la aplicación Teams Mobile, ven rápidamente las ventajas, como el filtrado de llamadas por parte de su asistente gracias a la función Call Delegates, o la posibilidad de enviar mensajes de voz rápidos a sus compañeros.
Esta movilidad no tiene por qué limitarse a los ejecutivos. Todos los usuarios de su organización pueden utilizar la aplicación móvil de Teams, ya sea en un dispositivo de trabajo o en su dispositivo personal. Esto les da la posibilidad de acceder a sus llamadas desde cualquier lugar, pero tiene otra gran ventaja en la que la mayoría no piensa al desplegar Teams: la resiliencia.
Si bien los teléfonos de Microsoft Teams dependen de la conectividad física a Internet en sus oficinas, la aplicación móvil de Teams convierte la conexión 4G de cada teléfono móvil de su organización en una conexión a Internet de recuperación ante problemas, lo que permite la continuidad del negocio en caso de una interrupción importante en su WAN, o en el caso de que todos sus usuarios necesiten trabajar desde casa.
Finalmente, ayudar a los empleados a adoptar la aplicación móvil de Teams permitirá impulsar la adopción de Microsoft Teams en general y proporcionará el máximo retorno de la inversión para el negocio. La aplicación móvil de Microsoft Teams tiene las mismas características que la versión de escritorio, así como algunas nuevas.
Por lo tanto, los usuarios pueden chatear, unirse a reuniones y compartir contenidos, hacer y recibir llamadas, comprobar sus mensajes de voz e incluso utilizar su teléfono móvil como Walkie-Talkie. Y si les preocupa ser bombardeados con notificaciones de trabajo después de las horas de trabajo, no se preocupen: hay una configuración de “horas tranquilas” para protegerlos de los avisos no deseados durante la noche.
Conclusión
Parece tener sentido que un teléfono físico sea el dispositivo lógico a la hora de implantar el sistema telefónico para Teams, pero para la gran mayoría de los usuarios el mejor teléfono disponible es el que ya llevan en el bolsillo.
Leigh Henderson es directora de consultoría para la región australiana en LoopUp. Con más de 20 años de experiencia en la industria de las telecomunicaciones, ha liderado el diseño y la implementación de las soluciones Lync, Skype for Business y Teams Direct Routing para clientes de todos los tamaños e industrias.
