Le passage à la téléphonie de Microsoft Teams signifie-t-il que vous devez investir dans un nouveau téléphone brillant ? Leigh Henderson examine les options téléphoniques offertes aux utilisateurs de Teams, et s’ils doivent ou non se mettre à niveau.
Introduction
Lorsqu’ils décident de passer au système téléphonique Microsoft, beaucoup s’inquiètent à l’idée de perdre leur téléphone de bureau traditionnel – un appareil qui n’a très probablement pas beaucoup changé depuis les années 1990, pour le meilleur ou pour le pire.
Ces téléphones sont souvent perçus comme nécessaires pour certains membres du personnel, tels que les cadres, les assistants de direction ou les opérateurs, en raison de leur préférence ou du cas d’utilisation perçu.
Dans cet article, nous allons explorer les options téléphoniques dont disposent les utilisateurs de Teams, mais surtout, nous nous demanderons si un appareil dédié est toujours nécessaire.
Comment fonctionnent les numéros de téléphone
Avant d’utiliser la téléphonie de teams, il est extrêmement important que nous abordions une différence majeure entre le Microsoft Teams Phone System et les anciens systèmes PBX.
Avec un ancien PBX, un numéro de téléphone appartenait à un téléphone, et le nom d’un utilisateur était attribué dans un annuaire central pour être associé à un numéro. Si un utilisateur était absent de son téléphone parce qu’il travaillait au bureau ou à domicile, il utilisait une application de téléphone logiciel ou transférait son numéro sur son portable avant de quitter le bureau.
Avec le système de téléphonie Teams, ce paradigme est inversé : un numéro appartient à un utilisateur, et un utilisateur peut se connecter à son compte Teams sur n’importe quel client Teams pris en charge, y compris un téléphone Teams. Lors d’un appel entrant, l’utilisateur recevra une notification sur tous les appareils connectés en même temps.
En gros, Microsoft traite votre numéro de téléphone comme s’il s’agissait d’une adresse électronique – à quel point serait-il étrange que vous ne puissiez accéder à votre courrier électronique que sur un seul appareil dédié ?
Puis-je avoir un téléphone dans Teams ?
Bien sûr ! Les téléphones de Microsoft Teams sont disponibles auprès de plusieurs fournisseurs de matériel tels que Poly, Yealink et AudioCodes. Ils sont conçus pour être simples à utiliser grâce à leur écran tactile et à l’interface familière de Teams, et simples à gérer grâce à leur système d’exploitation Android qui est contrôlé par Microsoft Mobile Device Management et InTune.
Les téléphones de Teams disposent d’une liste de fonctionnalités étendue, qui s’enrichit fréquemment grâce à leur conception logicielle, et dont les fonctionnalités sont actuellement incluses :
- Authentification moderne, permettant aux utilisateurs de se connecter soit avec leur nom d’utilisateur ou leur mot de passe, soit en se connectant sur un autre appareil comme leur PC ou Smartphone.
- Accès rapide aux contacts, à l’historique des appels et à la messagerie vocale.
- La possibilité de participer à des réunions d’une simple pression et de consulter le calendrier des réunions à venir.
- Recevoir des appels pour les files d’attente.
- Gérer les appels des cadres grâce à la fonction de délégation, qui permet aux assistants d’intercepter les appels entrants, de passer des appels au nom du cadre, de prendre en charge les appels que le cadre a mis en attente et de vérifier si le cadre est en appel, en attente, etc.
- Hot Desking permet aux utilisateurs de se connecter à un téléphone et d’accéder à tous leurs contacts, réunions et autres préférences, puis de se déconnecter lorsqu’ils ont terminé et de laisser le téléphone prêt pour les prochains utilisateurs.
- S’ils sont pris en charge, ils peuvent passer et recevoir des appels vidéo et participer à des vidéoconférences.
- Offrir des niveaux d’accessibilité plus élevés, comme un texte à fort contraste.
- Prise en charge dynamique et améliorée de l’E911
Puis-je utiliser mon téléphone actuel ?
C’est possible. Les téléphones de Skype pour entreprises existants sont pris en charge par la plate-forme d’intégration tierce partie de Microsoft (3PIP), et Microsoft a annoncé que ces appareils seront pris en charge au-delà de 2023. Les téléphones Skype pour les entreprises ont un ensemble de fonctions limité (Skype pour les téléphones IP certifiés pour les entreprises avec Teams- Microsoft Tech Community) par rapport aux téléphones des équipes, cependant, si des fonctions telles que la délégation de pouvoir sont nécessaires, cette option ne doit pas être sélectionnée.
Les téléphones SIP tiers de fournisseurs de matériel tels que Cisco, Yealink, Polycom et autres devraient être pris en charge au cours du premier semestre 2021 via le nouveau service d’enregistrement SIP en nuage de Microsoft. C’est un excellent moyen de conserver le matériel existant d’un ancien système téléphonique, bien que, comme pour les téléphones Skype pour entreprises, ces appareils auront un ensemble de fonctionnalités limité par rapport aux téléphones Teams de Microsoft.
Mais /devrais-je avoir un téléphone de Microsoft Teams ?
C’est à vous de décider, mais avant de vous précipiter et d’acheter quelques palettes d’appareils coûteux, il y a quelques points à prendre en compte.
Alors que dans le passé, votre téléphone était le seul appareil sur lequel vous receviez des appels téléphoniques, un sera très probablement le troisième appareil pour vos appels téléphoniques, les deux premiers étant votre ordinateur et votre téléphone portable – pas nécessairement dans cet ordre.
Selon la taille de votre organisation, le coût de l’ajout de ces dispositifs d’appel tertiaire à tous les membres du personnel, voire à une partie importante des utilisateurs, pourrait être assez important et pourrait très bien être dépensé de manière plus judicieuse. Par exemple, un bon casque d’écoute Bluetooth qui peut être couplé à la fois avec les ordinateurs et les téléphones portables des utilisateurs coûterait probablement environ la moitié de celui d’un Teams Phone.
La préférence pour un appareil physique, généralement par les cadres, est souvent considérée comme une exigence, mais mon expérience a montré que les cadres sont souvent les plus gros utilisateurs du client Teams Mobile. Comme ils ont généralement des exigences élevées en matière de mobilité, ils dépendent déjà souvent de leur téléphone portable et de leurs AirPods pour leurs appels vocaux. Ainsi, avec l’ajout de l’application Teams Mobile, ils voient rapidement les avantages comme le filtrage des appels par leur assistant grâce à la fonction Call Delegates, ou la possibilité d’envoyer rapidement des messages vocaux à leurs collègues.
Cette mobilité ne doit pas s’arrêter aux cadres. Chaque utilisateur au sein de votre organisation peut utiliser l’application Teams Mobile, soit sur un appareil professionnel, soit sur son appareil personnel. Cela leur permet d’accéder à leurs appels de n’importe où, mais cela présente un autre avantage important auquel la plupart ne pensent pas lorsqu’ils déploient Teams : la résilience.
Alors que les téléphones de Teams dépendent de la connectivité physique à l’internet dans vos bureaux, l’application Teams Mobile transforme la connexion 4G de chaque téléphone portable de votre organisation en une connexion internet de reprise après sinistre, permettant la continuité des activités en cas de panne majeure sur vos liaisons WAN, ou dans le cas où vos utilisateurs doivent tous travailler à domicile.
Enfin, en aidant vos utilisateurs à adopter l’application Teams Mobile, vous favoriserez l’adoption des Teams de Microsoft en général et vous assurerez un retour sur investissement maximal pour votre entreprise. L’application Teams Mobile App présente les mêmes caractéristiques que la version de bureau, ainsi que quelques nouveautés.
Ainsi, vos utilisateurs peuvent discuter, participer à des réunions et partager du contenu, passer et recevoir des appels, consulter leurs messages vocaux et même utiliser leur téléphone portable comme un talkie-walkie. Et s’ils craignent d’être bombardés de notifications de travail en dehors des heures de bureau, ne vous inquiétez pas – il y a un réglage “heures calmes” pour les protéger des sonneries indésirables pendant la nuit.
Conclusion
Il semble logique qu’un téléphone physique soit le dispositif logique lors du déploiement du système Teams Phone, mais pour la grande majorité des utilisateurs, le meilleur téléphone disponible est celui qui se trouve déjà dans leur poche.
Leigh Henderson est directeur du conseil pour la région australienne chez LoopUp. Avec plus de 20 ans d’expérience dans le secteur des télécommunications, il a dirigé la conception et le déploiement de Lync, Skype for Business et Teams Direct Routing solutions pour des clients de toutes tailles et de tous secteurs.
