Die Arbeit wird immer mobiler und von Mitarbeitern auf der ganzen Welt erledigt. Viele Unternehmen möchten daher ihre Kommunikationssysteme modernisieren, damit ihre Mitarbeiter auch ohne persönliche Meetings und Bürokontakte produktiv bleiben können.
Das ist die „neue Normalität“ – mobile und flexible Kommunikation ist längst kein Extra mehr. Messaging-Apps, Tools für das Teilen von Dokumenten und – natürlich – Sprachanrufe brauchen alle ihren Platz in dieser Umgebung. Deshalb benötigen Unternehmen eine professionelle Telefonielösung, die nicht an ein Büro oder an lokale Hardware gebunden ist. Aus diesem Grund hat sich Microsoft Teams – und die gesamte Microsoft Office Cloud-Suite – zu einer führenden Plattform für optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit entwickelt.
Zwar setzen viele Unternehmen Teams bereits intern ein, doch wird es zunehmend auch für die externe Kommunikation genutzt. Mit Teams Calling von Microsoft können Unternehmen Teams jetzt sogar als Telefonielösung für Unternehmen nutzen.
In diesem Leitfaden erklären wir die wichtigsten Funktionen des Microsoft Teams Calling. Außerdem gehen wir auf die Vor- und Nachteile ein, sodass Sie einschätzen können, ob es eine Option für Ihr Unternehmen sein könnte.
Legen wir los.
Das Teams Calling bietet eine einheitliche Benutzererfahrung und die nötige Flexibilität, damit Mitarbeiter während Hot Desking, Arbeit aus dem Homeoffice oder unterwegs kommunizieren können.
Es handelt sich dabei um eine in der Cloud gehostete Nebenstellenanlage (PBX-System), das die interne Kommunikation von Mitarbeitern mithilfe des Unternehmensnetzwerks ermöglicht. Mit dem Telefonsystem können Benutzer aber auch externe Anrufe ins traditionelle öffentliche Telefonnetz tätigen.
Weil es in der Cloud bereitgestellt wird, muss im Unternehmen keine komplizierte, teure Hardware installiert und verwaltet werden. Außerdem können Mitarbeiter durch die direkte Integration in Microsoft 365 und Office 365 ein- und ausgehende Anrufe mithilfe von Teams auf einem Tischtelefon, Handy oder PC tätigen. Dabei verwenden sie die vertraute Oberfläche, die sie schon kennen.
Für den Einsatz von Microsoft Teams Calling muss im Unternehmen bereits ein Abonnement von Microsoft 365 oder Office 365 vorhanden sein. Dem wird dann ein Anrufplan oder direktes Routing hinzugefügt. Unternehmen können auch erweiterte Lizenzen für Audiokonferenzen, gebührenfreie Nummern oder Advanced Communications hinzufügen. Dazu unten mehr im Detail.
Das Teams Calling für externe Anrufe zu implementieren, ist besonders komfortabel für Unternehmen, die bereits intern Office 365 und Teams nutzen. Das einheitliche Benutzererlebnis, das sich aus diesem wirklich einheitlichen Ansatz bei der Kommunikation (sprich: Unified Communications) ergibt, verbessert die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter, da mehr Arbeit erledigt werden kann, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen. Außerdem ist es für die Mitarbeiter einfacher, das System zu erlernen, da es den Erfahrungen entspricht, an die sie bereits gewöhnt sind.
Für externe Gespräche muss Microsoft Teams mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden werden. Dazu sind Microsoft-Anrufpläne oder direktes Routing über einen externen Managed-Service-Anbieter erforderlich. Hier eine kurze Aufschlüsselung der jeweiligen Option:
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Microsoft Teams mit dem öffentlichen Netz verbinden, dann sehen Sie sich unseren Vergleich an: Direktes Routing und Anrufpläne im Vergleich: Was eignet sich am besten für Microsoft Teams?
Microsoft Teams kann eine vorhandene Nebenstellenanlage vollständig ersetzen. Erforderlich dafür ist ein Microsoft-Anrufplan, ein Dienstanbieter oder ein Netzbetreiber für die Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz. Interne Anrufe – selbst solche zwischen verschiedenen geografischen Regionen – bleiben im Firmennetzwerk. Externe Anrufe hingegen müssen wie oben beschrieben mithilfe des öffentlichen Netzes durchgeführt werden.
Früher hatten Unternehmen separate, physische Nebenstellenanlagen in jeder Niederlassung. Diese beanspruchten Platz in Serverräumen, ihre Telefonleitungen waren an das jeweilige Büro gebunden und deren Austausch oder die Hinzufügung war umständlich und erforderte fachkundiges IT-Personal. Bei einer Cloud-Telefonielösung wie Microsoft Teams Calling hingegen können Administratoren Benutzer in wenigen Minuten hinzufügen oder entfernen. Sämtliche Einstellungen für Kommunikation und Zusammenarbeit werden von einer einzigen Konsole aus erledigt.
Das reduziert nicht nur die Komplexität. Es ersetzt auch ein lokal installiertes Telefonsystem. Mit dem Teams Calling lassen sich also sowohl Investitions- als auch Betriebskosten senken. Cloud-Telefonie ist normalerweise ein Abonnementdienst, bei dem Sie sich die Kosten für Installieren und Verwalten eines eigenen Telefonsystems sparen. Und weil sich der Dienst flexibel skalieren lässt, zahlen Sie nicht für das Vorhalten von Kapazitäten, die Sie nicht verwenden. Erweiterungen des Netzwerks führen auch nicht zu Überraschungen durch unerwartete Kosten.
Die Flexibilität der Cloud-Telefonie ist entscheidend, denn immer mehr Unternehmen setzen auf weit verteilte, weltweit tätige Mitarbeiter. Früher verwendeten Unternehmen Anrufweiterleitungen, wenn Mitarbeiter gelegentlich nicht im Büro waren. Weil heute aber viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten oder öfter das Büro wechseln, ist das nicht mehr praktikabel. Eine Cloud-Telefonie-Lösung ist an keinen bestimmten Bürostandort gebunden, weder bei internen noch bei externen Gesprächen.
Ein Telefondienst ist häufig ein guter Ersatz für eine vorhandene Nebenstellenanlage, ohne dass dabei neue Telefonapparate beschafft werden müssten. Microsoft unterstützt schon viele SIP (Session Initiation Protocol)-Telefone und -Headsets und erweitert die Unterstützung auf große Hersteller wie Cisco, Polycom und Yealink. Unternehmen müssen deshalb nicht mehr das teure Skype for Business (3PIP) oder Microsoft-zertifizierte SIP-Telefone verwenden.
Wie wir gesehen haben, kann das Microsoft Teams Calling komfortabel vorhandene Systeme ersetzen. Hier eine Übersicht zu den fortgeschrittenen Funktionen:
Eine vollständige Liste der Funktionen des MS Calling finden Sie hier in der Dokumentation von Microsoft.
Microsoft hat vor kurzem das Add-on „Erweiterte Kommunikation für Teams“ angekündigt, das eine Reihe von Kommunikationsfunktionen für Unternehmen bietet, unter anderem:
Wie Sie sehen konnten, ist Microsoft Teams Calling ein Cloud-PBX mit vielen Funktionen. Hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Vorteile des Telefonsystems für Großunternehmen.
Microsoft Teams Calling ist ideal für jedes Unternehmen, das nach einer agileren Telefonlösung sucht, die flexibel, günstig und effizient ist. Kombiniert mit anderen Microsoft-Produkten nutzen Unternehmen eine vollständig integrierte Suite an geschäftskritischen Anwendungen.
Das MS Calling ist ideal für Unternehmen, die viel mit Kunden und Lieferanten außerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten. Funktionen wie automatische Telefonzentrale, Anrufwarteschlangen, Parken von Anrufen und andere erweiterte Routing-Optionen bewältigen auch ein hohes Anrufvolumen. Das Einrichten von Anrufweiterleitung und Warteschlangen ist sehr flexibel, sodass Unternehmen eine Lösung schaffen können, die ihren Anforderungen entspricht.
Für Unternehmen in streng regulierten Branchen können die Sicherheitsfunktionen des MS Calling außerdem ein ausschlaggebender Punkt sein. Microsoft investiert in die Sicherheit seiner Telefonielösung, damit die Daten der Teams-Lizenznehmer sicher bleiben. Die Produkte von Microsoft verfügen außerdem über zahlreiche integrierte Funktionen für die Zugriffskontrolle und Authentifizierung, was IT-Administratoren schätzen.
Neben der Sicherheit legt Microsoft Wert auf Zuverlässigkeit. Die nativ in der Cloud angesiedelte, bedarfsorientierte Infrastruktur für Microsoft Teams Calling ist besser skalierbar und bietet mehr Redundanz für große Unternehmen. Mit direktem Routing kann der Managed-Service-Anbieter auch Netzbetreiber-Redundanz und optimiertes Anruf-Routing mithilfe eines Session Border Controller (SBC) anbieten.
Zwar sind Microsoft Teams und Microsoft Teams Calling für die meisten Unternehmen großartige Optionen, aber es gibt einige Dinge, die Unternehmen beachten sollten, bevor sie den Wechsel vornehmen.
So sind Unternehmen, die aktuell keine Microsoft-Produkte nutzen, möglicherweise nicht bereit für das Telefonsystem. Sie müssen Microsoft 365-Lizenzen für ihre Benutzer erwerben, was unerschwinglich teuer sein könnte. Es wäre zu überlegen, ob Teams zuerst intern eingeführt wird, ehe die Plattform als komplette Telefonielösung eingesetzt wird. So können Mitarbeiter die neue Plattform erst einmal kennenlernen. Microsoft bietet eine ausführliche Anleitung für den Einstieg in Microsoft Teams hier.
Für weltweit tätige Unternehmen kann die Verwendung der Microsoft-Anrufpläne – nur national oder national und international – zu einschränkend sein. Wie wir bereits erwähnt haben, können die Einschränkungen bei der Abdeckung, die die Anrufpläne haben, zu teuer oder komplex sein für Unternehmen, die in Ländern arbeiten, welche Microsoft nicht unterstützt. Ähnliches gilt, wenn sie beim aktuellen Netzbetreiber bleiben möchten.
In manchen Situationen benötigen Unternehmen vielleicht die Interoperabilität mit einem speziellen Netzbetreiber oder mit bestimmten analogen Geräten wie Overhead-Pagern. Die Microsoft-Anrufpläne sind in derart komplizierten Situationen in der Regel nicht optimal. Deshalb empfehlen wir für die meisten Unternehmen das direkte Routing, wenn sie Microsoft Teams als Unified-Lösung einsetzen möchten.
Viele der Herausforderungen und Nachteile des Telefonsystems lassen sich mit einem vertrauenswürdigen Drittanbieter meistern. Er hilft bei der Implementierung von Aufgaben rund um das direkte Routing wie Portierung von Telefonnummern, Konfiguration eines SBC und mehr. Die meisten Anbieter bieten außerdem ein effektives Training und Onboarding für Microsoft Teams.
Die Cavell Group schätzt, dass mit dem unglaublichen Wachstum von Microsoft Teams während der globalen Pandemie bis 2025 knapp 30 Prozent der Cloud-Telefonie-Benutzer das Microsoft-Telefonsystem als Komplettlösung im Unternehmen nutzen werden. Letzten Ende liegt es jedoch immer am jeweiligen Unternehmen, ob es sich für Microsoft Teams Calling entscheidet. Die unternehmensweite Kommunikation und Zusammenarbeit zu zentralisieren wird sich auf die meisten Unternehmen positiv auswirken. Sie müssen aber eine bedarfsgerechte Lösung wählen.
Während Microsofts-Anrufpläne für den Einstieg einfach sein mögen, sind sie für globale Unternehmen oft zu einschränkend und unerschwinglich teuer. Deshalb ist das direkte Routing mit Microsoft Teams eine großartige Lösung für multinationale Unternehmen. Entscheidend für die meisten Unternehmen ist die Suche nach einem vertrauenswürdigen Managed-Service-Anbieter. Er sollte über Fachwissen im Umgang mit dem direkten Routing bei Microsoft Teams verfügen.
LoopUp ist ein zertifizierter Microsoft Gold Partner und Managed-Service-Anbieter mit Erfahrung in der Implementierung des direkten Routings mit Microsoft Teams. Wir bieten außerdem seit 2010 Microsoft-Sprachlösungen für Lync, OCS und Skype for Business an. Mit über 15 Niederlassungen auf der ganzen Welt und 24/7-Support haben wir uns zu einem vertrauenswürdigen Anbieter für Kommunikationslösungen in der Cloud entwickelt.
Unser weltweites Voice-Netzwerk nutzt 13 sorgfältig ausgewählte Tier-1-Netzbetreiber. Anbieter sind regional redundant, sodass eine Verfügbarkeit von 99,995 % für unsere Benutzer gewährleistet ist. Deshalb haben über 5.000 Unternehmen – darunter viele der 100 größten Anwaltskanzleien weltweit – sich für unsere Cloud-Kommunikationsdienste entschieden.
Mit der vollständig verwalteten globalen Cloud-Kommunikationslösung nutzen Unternehmen Telefonie mit Microsoft Teams. Mitarbeiter erhalten damit ein einheitliches Erlebnis. Gleichzeitig sinken Komplexität und Kosten im Zusammenhang mit der Verwaltung der Telefonie-Infrastruktur dank Nutzung der Cloud.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Microsoft Teams Calling als Lösung für externe Kommunikation einsetzen? Wenden Sie sich an LoopUp und wir begleiten Sie auf Ihrem Weg zur Cloud-Telefonie.
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